7.2RKAS, Kas Umum, dan SPJ

Siapkan kategori dan sumber dana, susun anggaran, lalu catat realisasi agar selisih dapat dipantau.

Alur

1. Susun rencana.
2. Catat penerimaan dan pengeluaran.
3. Lampirkan bukti.
4. Susun SPJ per periode.
5. Tinjau selisih.

Penutupan

Rekonsiliasi saldo dan selesaikan transaksi tanpa bukti sebelum laporan disahkan.

Menyiapkan struktur anggaran sekolah

Sebelum mencatat transaksi, sepakati kategori, sumber dana, program, kegiatan, dan periode yang akan digunakan. Struktur yang konsisten membuat rencana dan realisasi dapat dibandingkan. Jangan membuat kategori baru hanya karena ejaan berbeda; cari kategori yang sudah ada dan perbaiki namanya bila memang salah.

Mencatat realisasi kas umum

Setiap penerimaan atau pengeluaran perlu mempunyai tanggal, kategori, sumber dana, uraian, nominal, penanggung jawab, dan bukti. Uraian harus cukup jelas untuk dipahami pemeriksa yang tidak ikut melakukan transaksi. Hindari keterangan terlalu umum seperti “belanja” tanpa konteks kegiatan atau tujuan.

Menyusun SPJ sekolah

1. Pilih periode dan sumber dana.
2. Pastikan transaksi yang relevan sudah tercatat.
3. Periksa kelengkapan bukti.
4. Kelompokkan realisasi menurut rencana atau kegiatan.
5. Tinjau transaksi ganda dan selisih.
6. Lengkapi catatan koreksi.
7. Ajukan pemeriksaan serta pengesahan sesuai prosedur sekolah.

Menutup periode keuangan

Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir dengan kas serta rekening. Telusuri selisih sampai ke transaksi sumber. Setelah laporan disahkan, batasi perubahan biasa dan gunakan prosedur koreksi agar jejak pertanggungjawaban tetap dapat dibaca.

Kesalahan yang perlu dihindari

• Mencampur transaksi lembaga dengan pembayaran murid tanpa hubungan yang jelas.
• Mengunggah bukti yang tidak terbaca.
• Mengubah tanggal agar transaksi masuk laporan tertentu.
• Menghapus transaksi yang sudah diperiksa.
• Memberikan akses keuangan kepada akun bersama.