Data sekolah tetap milik sekolah.

1. Siapa yang bertanggung jawab atas data

Satuan pendidikan (sekolah/madrasah/lembaga) adalah pengendali data atas data warga sekolahnya. Sekolah menentukan data apa yang diinput, siapa yang boleh mengaksesnya, dan berapa lama arsipnya dirawat.

Puskomedia, penerbit aplikasi ASIS, bertindak sebagai pemroses data yang menjalankan layanan atas nama sekolah, serta menjadi pengendali atas data akun yang Anda daftarkan langsung kepada kami.

Pertanyaan, permintaan hak atas data, atau keluhan privasi dapat dikirim ke admin@asis.id atau melalui halaman kontak resmi.

2. Data yang dikumpulkan

Jenis data yang dikumpulkan aplikasi dan situs ASIS:

• Data akun dan identitas — nama, nomor telepon/WhatsApp, alamat email, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah dalam teks asli), foto profil, peran, dan sekolah tempat akun dipakai. Bila Anda memilih masuk dengan Google, kami menerima nama, email, dan foto profil dari akun Google Anda.
• Data kependidikan — data peserta didik, guru, staf, wali, dan kegiatan yang diinput sekolah: NISN/NIK bila sekolah mengisinya, kelas, jadwal, presensi, nilai, rapor, dan capaian belajar.
• Data keuangan sekolah — tagihan, pembayaran, tabungan, dan transaksi layanan yang dicatat sekolah. ASIS tidak menyimpan nomor kartu atau kredensial pembayaran Anda.
• Konten yang Anda unggah — dokumen, tugas, lampiran, foto kegiatan, serta pesan pada fitur komunikasi dan forum.
• Data wajah (biometrik) — hanya bila sekolah memakai presensi wajah dan hanya dengan persetujuan; termasuk data pribadi spesifik menurut UU Pelindungan Data Pribadi. Saat pendaftaran, 5 foto wajah dikirim ke server presensi ePres, diubah menjadi pola angka (vektor) terenkripsi yang tidak dapat dikembalikan menjadi foto, lalu fotonya langsung dibuang. Pada mode offline, data wajah disimpan terenkripsi di HP petugas presensi milik sekolah dan tidak dikirim ke server ASIS.
• Data sensitif tertentu — catatan kesehatan pada modul UKS dan catatan layanan bimbingan konseling hanya ada bila sekolah mengaktifkan modul tersebut. Data ini dibatasi hanya untuk petugas yang ditunjuk sekolah dan tidak ditampilkan kepada peran lain.
• Data teknis dan aktivitas — alamat IP, jenis perangkat dan versi aplikasi, waktu akses, serta jejak audit aktivitas penting untuk keamanan dan pemeriksaan.
• Token notifikasi perangkat — pengenal perangkat dari layanan push agar pemberitahuan sampai ke ponsel yang benar.

ASIS tidak mengumpulkan data untuk iklan, tidak membuat profil perilaku pengguna untuk pihak ketiga, dan tidak memakai data murid untuk tujuan komersial.

3. Izin perangkat pada aplikasi

Aplikasi hanya meminta izin saat fitur yang membutuhkannya dipakai, dan Anda dapat menolak atau mencabutnya lewat pengaturan sistem tanpa kehilangan akses ke fitur lain.

• Kamera — memindai kode QR, presensi wajah, dan mengambil foto untuk profil, tugas, atau dokumentasi kegiatan.
• Galeri dan berkas — memilih atau menyimpan lampiran, dokumen, dan bukti pembayaran.
• Notifikasi — mengirim pengumuman sekolah, pengingat tugas, dan informasi tagihan.
• Lokasi — hanya bila sekolah mengaktifkan presensi berbasis lokasi dan Anda memberi izin. Lokasi dipakai pada saat presensi dilakukan, bukan dilacak terus-menerus di latar belakang.

Aplikasi tidak membaca daftar kontak, SMS, riwayat panggilan, atau berkas di luar yang Anda pilih sendiri.

4. Cara penggunaan

Data digunakan untuk menampilkan informasi pada layanan yang relevan, memverifikasi identitas dan hak akses, menyusun laporan sekolah, mengirim notifikasi yang Anda pilih, menjaga keamanan sistem, dan membantu sekolah menjalankan proses kerja sehari-hari. Data tidak dipakai untuk tujuan lain tanpa dasar yang jelas atau persetujuan Anda.

5. Pembagian akses

Akses data disesuaikan dengan peran. Kepala sekolah, guru, tata usaha, murid, orang tua, dan Dinas melihat bagian yang memang menjadi kewenangannya. Orang tua hanya melihat data anak yang hubungannya sudah diverifikasi sekolah.

6. Pihak ketiga dan pemroses data

ASIS tidak menjual data pengguna dan tidak membagikannya untuk iklan. Data hanya dibagikan kepada penyedia layanan yang diperlukan agar fitur berjalan, sebatas data yang dibutuhkan fitur tersebut:

• Layanan push notification (Firebase Cloud Messaging, Google) — mengirim pemberitahuan ke perangkat; menerima token perangkat dan isi pemberitahuan.
• WhatsApp (pesan masuk saja) — hanya untuk menerima kode klaim anak yang dikirim orang tua ke nomor resmi ASIS. ASIS tidak mengirim pemberitahuan lewat WhatsApp.
• Google Sign-In — hanya bila Anda memilih masuk dengan akun Google.
• Layanan referensi data pendidikan dan wilayah — memeriksa NPSN/NISN serta daftar wilayah saat pendaftaran sekolah.
• Pembayaran — ASIS tidak memakai payment gateway. Pembayaran dilakukan dengan transfer ke rekening sekolah lalu bukti transfer diunggah; bukti itu hanya dilihat petugas keuangan sekolah.
• ePres (layanan presensi) — menerima foto pendaftaran wajah untuk diubah menjadi vektor terenkripsi, serta kejadian presensi dari mesin dan kiosk; hanya bila sekolah memakai presensi wajah atau mesin presensi.
• Penyedia infrastruktur (hosting dan penyimpanan) — tempat layanan ASIS dijalankan.

Data juga dapat diungkapkan bila diwajibkan oleh hukum atau permintaan resmi otoritas yang berwenang. Perangkat, domain, atau alat tambahan lain hanya digunakan jika sekolah memang memilihnya, dan kebutuhan tersebut berada di luar aplikasi gratis ASIS.

6a. Asisten AI dan konektor MCP

Anda dapat menghubungkan akun ASIS ke asisten AI pilihan Anda (misalnya Claude, ChatGPT, atau Gemini) melalui konektor Model Context Protocol (MCP). Ketentuannya:

• Hanya atas persetujuan Anda. Koneksi dibuat lewat layar persetujuan ASIS (OAuth 2.1). Asisten hanya mendapat akses yang sama dengan peran aktif Anda — tidak lebih — dan untuk server MCP yang Anda setujui saja.
• Data yang diproses. Saat Anda meminta asisten membaca atau mengerjakan sesuatu, data yang dibutuhkan untuk permintaan itu (misalnya jadwal, nilai, presensi, atau konten Pustaka) dikirim ke penyedia asisten AI tersebut dan diproses menurut kebijakan privasi penyedia itu. ASIS tidak memakai data sekolah untuk melatih model AI.
• Data lembaga & anak. Server MCP Lembaga hanya tersedia bila lembaga mengaktifkannya (mulai paket Pro). Data pribadi murid hanya dapat dibaca oleh pengguna yang memang berwenang melihatnya di ASIS; data kesehatan, konseling, dan kasus perlindungan anak tidak dibuka lewat MCP.
• Tindakan yang mengubah data (misalnya memutuskan izin) selalu meminta konfirmasi Anda di percakapan, dan dapat dimatikan oleh ASIS kapan saja.
• Jejak & pembatasan. Setiap pemanggilan alat dicatat pada jejak audit (siapa, alat apa, kapan, berhasil atau tidak — tanpa menyimpan isi percakapan Anda) dan dibatasi kuota harian per pengguna untuk mencegah penyalahgunaan.
• Mencabut akses. Koneksi dapat dicabut kapan saja di menu Aplikasi AI Terhubung; token akses berlaku paling lama 60 menit dan token pembaruan paling lama 30 hari.

Fitur pembuatan konten di Pustaka (soal, bahan ajar) memakai layanan model bahasa melalui penyedia pihak ketiga; yang dikirim hanya topik dan parameter kurikulum, bukan data pribadi murid.

7. Keamanan dan penyimpanan

Seluruh komunikasi antara aplikasi, situs, dan server ASIS dienkripsi memakai HTTPS/TLS. Kata sandi disimpan dalam bentuk hash satu arah. Akses internal dibatasi berdasarkan peran, aktivitas penting dicatat pada jejak audit, dan sesi login berakhir otomatis saat kedaluwarsa. Tidak ada sistem yang bebas risiko sepenuhnya; bila terjadi insiden yang berdampak pada data pribadi, kami memberi tahu sekolah dan pengguna terdampak beserta langkah penanganannya.

8. Berapa lama data disimpan (retensi)

ASIS menyimpan data hanya selama data itu masih diperlukan untuk menjalankan layanan atau selama sekolah wajib menyimpannya sebagai dokumen resmi. Periode penyimpanan yang kami terapkan:

• Akun dan data pribadi (nama, nomor telepon, email, foto profil, preferensi notifikasi) — disimpan selama akun masih aktif dan sekolah masih memakai layanan ASIS. Data ini dihapus ketika akun dihapus.
• Kredensial dan sesi login — sesi berakhir otomatis saat kedaluwarsa atau saat pengguna keluar; token perangkat dihapus begitu perangkat dilepas atau akun dihapus.
• Arsip akademik dan keuangan (nilai, rapor, presensi, tagihan, pembayaran) — disimpan sebagai dokumen resmi satuan pendidikan selama sekolah masih membutuhkannya atau selama diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku. Sekolah adalah pengendali data atas arsip ini.
• Jejak audit dan catatan aktivitas sistem — disimpan maksimal 24 bulan untuk kebutuhan keamanan dan pemeriksaan, lalu dihapus. Bila akun pemiliknya sudah dihapus, jejak ini disimpan tanpa identitas pribadi.
• Akun sekolah yang berhenti memakai ASIS — data disimpan 90 hari sejak akun sekolah dinonaktifkan agar sekolah masih dapat mengekspor datanya, kemudian dihapus.
• Data wajah — dihapus otomatis ketika orangnya tidak lagi aktif di sekolah (murid lulus/keluar, pegawai berhenti; dibersihkan setiap malam), atau kapan saja lewat menu Hapus data wajah. Foto pendaftaran tidak pernah disimpan.
• Berkas cadangan (backup) — cadangan dirotasi otomatis; salinan data yang sudah dihapus ikut hilang mengikuti siklus rotasi, paling lama 90 hari setelah penghapusan dieksekusi.
• Permintaan lewat formulir kontak dan penghapusan akun — disimpan maksimal 12 bulan sejak permintaan diselesaikan, sebagai bukti penanganan.

Data yang sudah melewati periode di atas dihapus atau dianonimkan sehingga tidak lagi bisa dikaitkan dengan orang tertentu.

9. Cara meminta penghapusan data

Setiap pengguna berhak meminta akun beserta data pribadinya dihapus. Permintaan dapat diajukan tanpa perlu masuk ke aplikasi, melalui salah satu jalur berikut:

• Formulir penghapusan akun — buka asis.id/penghapusan-akun, isi nama, nomor WhatsApp atau email yang terdaftar, peran akun, dan rincian permintaan.
• Email — kirim permintaan ke admin@asis.id dengan subjek “Penghapusan Akun”, sertakan nama dan kontak yang terdaftar pada akun.
• Melalui sekolah atau operator — minta admin/operator satuan pendidikan menonaktifkan dan menghapus keanggotaan Anda dari aplikasi.
• Kanal kontak resmi — kirim permintaan lewat halaman kontak dengan memilih kebutuhan “Bantuan Teknis”, atau lewat WhatsApp tim ASIS yang tercantum di halaman penghapusan akun.

Permintaan diverifikasi lebih dulu dalam 7 hari kerja agar tidak bisa diajukan orang lain atas nama Anda. Setelah terverifikasi, akun dan data pribadi dihapus paling lambat 30 hari kerja, dan salinan pada berkas cadangan hilang paling lama 90 hari setelah eksekusi. Penghapusan bersifat permanen dan tidak dapat dipulihkan.

Arsip akademik dan catatan keuangan yang sudah menjadi dokumen resmi sekolah tidak ikut terhapus; permintaan atas arsip tersebut diajukan kepada sekolah sebagai pemilik data. Rincian data yang dihapus dan yang tetap disimpan ada di halaman penghapusan akun. Bila Anda hanya ingin berhenti sementara, akun dapat dinonaktifkan tanpa dihapus sehingga riwayat tetap utuh.

10. Hak Anda atas data

Anda dapat meminta salinan data pribadi yang kami simpan, meminta koreksi data yang salah, meminta pembatasan penggunaan, atau menarik persetujuan atas pemakaian data yang bersifat opsional seperti notifikasi dan izin perangkat. Permintaan diajukan melalui admin@asis.id atau halaman kontak, dan ditanggapi dalam 7 hari kerja.

11. Data anak dan pengguna di bawah umur

ASIS adalah layanan yang dipakai di lingkungan satuan pendidikan, sehingga sebagian penggunanya adalah anak. Akun murid dibuat dan diverifikasi oleh sekolah, bukan melalui pendaftaran mandiri anak. Data anak hanya dipakai untuk keperluan pendidikan, tidak dipakai untuk iklan atau profil komersial, dan aksesnya dibatasi pada guru, staf berwenang, serta orang tua/wali yang hubungannya sudah diverifikasi. Orang tua atau wali dapat meminta akses, koreksi, atau penghapusan data anaknya melalui sekolah atau melalui kanal pada bagian 9.

12. Perubahan kebijakan

Kebijakan dapat diperbarui ketika alur produk, regulasi, atau fitur layanan berubah. Versi yang dipublikasikan di halaman ini menjadi acuan yang berlaku, dengan tanggal pembaruan tercantum di bagian atas halaman. Perubahan yang berdampak besar akan diberitahukan melalui aplikasi atau kanal resmi ASIS.

13. Hubungi kami

Penerbit aplikasi ASIS: Puskomedia (bersama Pustekno), Indonesia. Pertanyaan tentang kebijakan privasi, permintaan hak atas data, atau permintaan penghapusan data dapat dikirim ke admin@asis.id, atau melalui asis.id/kontak. Kami menanggapi dalam 7 hari kerja.