Template Surat Sekolah: Cara Membuat agar Dipakai Ulang

Template surat sekolah adalah kerangka surat baku yang bagian tetapnya, seperti kop, susunan paragraf, dan blok tanda tangan, sudah disiapkan, sementara bagian yang berubah, seperti nama, tanggal, dan perihal, tinggal diisi. Dengan templat, surat keterangan aktif, surat tugas, atau undangan rapat bisa dibuat dalam beberapa menit tanpa menyunting surat lama yang rawan salah. Artikel ini menjelaskan bagian-bagian templat, cara membuatnya di ASIS, daftar templat yang paling sering dibutuhkan, tips, dan cara manual dengan pengolah kata.

Masalah nyata: menyunting surat lama

Hampir semua sekolah punya kebiasaan yang sama. Saat butuh surat keterangan aktif, petugas TU membuka surat keterangan yang pernah dibuat untuk murid lain, mengganti nama, lalu mencetak. Masalahnya, sesekali ada bagian yang terlewat: tanggal lahir murid sebelumnya masih tertera, kelasnya salah, atau nama Kepala Sekolah lama belum diganti.

Kesalahan kecil seperti ini memalukan dan kadang merugikan, misalnya surat ditolak saat dipakai untuk keperluan beasiswa. Selain itu, karena setiap orang menyunting dari berkas berbeda, format surat sekolah menjadi tidak seragam.

Mengapa templat menghemat waktu dan mencegah kesalahan

• Bagian tetap tidak tersentuh. Kop, format, dan susunan kalimat baku sudah benar.
• Bagian isian jelas. Petugas tahu persis apa saja yang harus diganti.
• Seragam. Semua surat dari sekolah tampil dengan format yang sama.
• Cepat. Surat rutin selesai dalam hitungan menit.
• Mudah diperbarui. Saat Kepala Sekolah berganti, cukup ubah satu templat atau data profil sekolah.

Bagian-bagian template surat sekolah

Bagian yang bertanda "isian" adalah tempat kolom variabel. Semakin jelas kolomnya, semakin kecil peluang salah.

Templat yang paling sering dibutuhkan

Mulailah dari surat yang paling sering dibuat di sekolah Anda. Daftar umum:

• Surat keterangan aktif sekolah
• Surat keterangan berkelakuan baik
• Surat tugas guru atau pegawai
• Surat undangan rapat orang tua
• Surat undangan rapat dinas guru
• Surat izin kegiatan atau permohonan izin orang tua
• Surat pemberitahuan libur atau kegiatan
• Surat keterangan pindah sekolah
• Surat permohonan narasumber atau kerja sama
• Surat balasan umum

Beberapa contoh isi surat tersebut sudah dibahas di blog, misalnya "Format Surat Dinas Sekolah yang Benar dan Contohnya".

Langkah membuat template surat sekolah di ASIS

Alur ini merangkum materi resmi Panduan ASIS. Kuncinya adalah memisahkan bagian tetap dari bagian yang berubah, supaya nama, nomor, atau tanggal dari surat lama tidak ikut terbawa.

Sebelum memulai. Siapkan contoh surat yang sudah disahkan, kop, pejabat penandatangan, aturan penomoran, dan daftar isian yang diperlukan (misalnya nama murid, kelas, keperluan).

1. Buka pengelolaan template surat dan cek apakah jenis yang sama sudah ada, agar tidak muncul dua templat untuk satu keperluan.
2. Susun teks tetap dan tempat isian yang harus diperbarui setiap kali surat diterbitkan.
3. Pratinjau dengan data contoh, termasuk isian yang panjang, misalnya nama murid dengan gelar atau keperluan yang ditulis dua baris.
4. Minta persetujuan tata usaha sebelum templat dipakai bersama oleh petugas lain.

Periksa hasilnya. Templat menghasilkan surat yang terbaca rapi dan tidak menyisakan nama, tanggal, atau nomor dari contoh lama.

Jika belum sesuai. Bila hasil cetak terpotong, periksa susunan templat dan ukuran kertas lebih dulu, jangan mengubah data surat yang sebenarnya.

Langkah lengkap: Cara Membuat Template Surat Sekolah.

Tips menyusun templat

Tulis kalimat baku yang netral

Kalimat seperti "Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala SMP Negeri 1 Sukamaju, menerangkan bahwa..." cocok untuk banyak keperluan. Hindari kalimat yang hanya cocok untuk satu kasus.

Satu templat, satu tujuan

Jangan membuat satu templat raksasa untuk semua surat keterangan. Pisahkan keterangan aktif, berkelakuan baik, dan pindah, karena isinya berbeda.

Beri nama templat yang mudah dicari

Gunakan pola "Jenis surat - Keperluan", misalnya "Surat Tugas - Pelatihan" dan "Surat Tugas - Pendamping Lomba".

Tinjau templat setiap awal tahun ajaran

Periksa apakah ada perubahan alamat, kontak, logo, atau penandatangan. Perbarui di satu tempat, maka semua surat berikutnya ikut benar.

Batasi siapa yang boleh mengubah templat

Templat adalah standar sekolah. Sebaiknya hanya satu atau dua orang yang boleh mengubahnya.

Contoh templat surat keterangan aktif

Kalimat isi templat bisa disusun seperti ini, dengan kolom isian ditandai kurung siku:

"Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala [nama sekolah], menerangkan bahwa [nama murid], NISN [NISN], tempat dan tanggal lahir [tempat, tanggal lahir], adalah benar murid kelas [kelas] pada tahun ajaran [tahun ajaran]. Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan [keperluan]."

Saat dipakai, petugas cukup memilih murid dan mengisi keperluan. Data lain bisa terisi dari data murid yang sudah tercatat, sehingga tidak ada salah ketik nama atau tanggal lahir.

Kesalahan umum

1. Templat dibuat dari surat yang sudah berisi data orang lain, lalu data lama tertinggal.
2. Kolom isian tidak ditandai jelas, sehingga ada bagian yang lupa diganti.
3. Kop disalin sebagai gambar beresolusi rendah yang tampak buram saat dicetak.
4. Banyak versi templat yang sama tersimpan di berbagai tempat.
5. Penandatangan ditulis manual di templat, sehingga lupa diganti saat pergantian pimpinan.

Cara manual bagi sekolah tanpa ASIS

1. Buat berkas templat di pengolah kata dengan kop resmi beresolusi baik.
2. Tandai kolom isian dengan kurung siku atau warna sorot.
3. Simpan sebagai berkas templat di satu folder bersama bernama "Templat Resmi".
4. Untuk surat massal, gunakan fitur gabung surat dengan sumber data dari lembar kerja.
5. Buat daftar templat dan penanggung jawabnya, lalu larang menyunting dari surat lama.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya template surat sekolah dengan contoh surat?

Contoh surat adalah surat jadi yang bisa ditiru. Templat adalah kerangka dengan kolom isian yang dirancang untuk dipakai berulang tanpa menyunting bagian tetap.

Berapa banyak templat yang dibutuhkan sekolah?

Mulai dari lima sampai sepuluh templat untuk surat paling sering, lalu tambah sesuai kebutuhan.

Apakah templat bisa memakai data murid secara otomatis?

Bila templat dibuat di sistem yang menyimpan data murid, kolom seperti nama dan kelas bisa diambil dari data tersebut. Di pengolah kata biasa, gunakan fitur gabung surat.

Siapa yang sebaiknya membuat dan mengelola templat?

Petugas TU yang ditunjuk, dengan persetujuan Kepala Sekolah untuk format dan kalimat bakunya.

Apakah templat perlu disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas?

Sebaiknya ya, terutama untuk sekolah negeri. Ikuti pedoman tata naskah dinas yang berlaku di daerah atau instansi Anda.

ASIS: templat yang selalu memakai data terbaru

Surat yang salah nama atau masih memakai penandatangan lama lahir dari kebiasaan menyunting surat lama. Setiap surat menjadi kesempatan untuk kesalahan baru.

ASIS menyediakan templat surat di modul persuratan yang mengambil data dari profil sekolah, data murid, dan data pegawai yang sama. Penomoran, penandatangan, dan arsip berjalan dalam satu alur, sehingga satu templat bisa dipakai untuk ratusan surat tanpa mengetik ulang. Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah dari ekosistem ASIS gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Mulai di asis.id.