Software SMP: Web, Android, atau Instal Sendiri?

Memilih software SMP sering dimulai dari daftar fitur, padahal keputusan teknis justru yang paling lama terasa dampaknya: apakah aplikasi berjalan di peramban, di ponsel Android, atau harus dipasang di server sendiri. Pilihan ini menentukan siapa yang bisa mengakses, seberapa cepat aplikasi dipakai di jam sibuk, siapa yang menanggung keamanan data, dan ke mana sekolah meminta bantuan saat ada masalah. Artikel ini membahas sisi teknis tersebut khusus untuk kebutuhan SMP.

Untuk gambaran umum lintas jenjang, Bapak/Ibu bisa membaca "Software Sekolah: Web, Android, atau Instal di Server?". Di sini kita fokus pada karakter SMP yang berbeda dari SD dan SMA.

Mengapa kebutuhan teknis SMP khas

SMP adalah jenjang pertama dengan sistem guru mata pelajaran penuh. Satu rombel bisa diajar sepuluh guru berbeda, dan satu guru bisa mengajar delapan rombel. Akibatnya:

• Presensi sering dilakukan per jam pelajaran, bukan hanya sekali di pagi hari.
• Nilai datang dari banyak guru dan harus terkumpul rapi di wali kelas.
• Sebagian besar murid sudah memegang ponsel, sehingga tugas dan pengumuman bisa langsung sampai ke mereka.
• Orang tua masih sangat terlibat dan ingin kabar cepat.

Software SMP harus kuat menangani banyak pengguna yang mengakses bersamaan di jam yang sama, misalnya saat semua guru mengisi presensi di menit pertama pelajaran.

Tiga model teknis

Berbasis web (cloud)

Aplikasi dibuka lewat peramban di laptop atau ponsel. Data disimpan di server penyedia.

Kelebihan: tidak perlu instalasi, pembaruan otomatis, bisa diakses dari mana saja, cadangan data menjadi tanggung jawab penyedia.

Kekurangan: butuh koneksi internet, dan sekolah bergantung pada keandalan penyedia.

Aplikasi Android

Aplikasi dipasang dari Google Play di ponsel guru, murid, atau orang tua. Biasanya terhubung ke server yang sama dengan versi web.

Kelebihan: praktis untuk presensi di kelas, notifikasi langsung muncul, ramah bagi pengguna yang jarang membuka laptop.

Kekurangan: pengguna iPhone perlu memakai versi web, dan layar kecil kurang nyaman untuk pekerjaan berat seperti menyusun jadwal.

Instal di server sendiri

Sekolah memasang aplikasi di komputer server di sekolah atau menyewa hosting sendiri.

Kelebihan: data secara fisik di bawah kendali sekolah, bisa berjalan di jaringan lokal.

Kekurangan: sekolah harus punya tenaga teknis, menanggung listrik, perangkat, pembaruan keamanan, dan cadangan data. Ketika operator pindah tugas, pengetahuan sering ikut pergi.

Perbandingan ringkas

Bagi kebanyakan SMP, kombinasi web untuk pekerjaan administrasi dan Android untuk kegiatan harian adalah pilihan paling realistis.

Keamanan data: pertanyaan yang wajib diajukan

Data murid SMP adalah data anak. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menggolongkan data anak sebagai data pribadi yang bersifat spesifik, dan pemrosesannya memerlukan persetujuan orang tua atau wali. Karena itu, tanyakan hal berikut kepada penyedia software SMP mana pun:

1. Di mana data disimpan dan siapa yang bisa mengaksesnya?
2. Apakah data sekolah dijual atau dipakai untuk iklan?
3. Bagaimana pembatasan akses per peran? Apakah guru mapel hanya melihat rombel yang ia ajar?
4. Seberapa sering cadangan data dibuat, dan bagaimana sekolah bisa mengekspor datanya?
5. Apa prosedur jika terjadi kebocoran? UU PDP mewajibkan pemberitahuan paling lambat 3 x 24 jam.
6. Bagaimana cara masuk akun? Apakah ada pilihan OTP atau akun Google agar kata sandi tidak dibagi-bagi?

Untuk server sendiri, semua pertanyaan di atas berbalik menjadi tanggung jawab sekolah.

Dukungan teknis: yang sering dilupakan

Aplikasi terbaik tetap akan memunculkan pertanyaan di bulan pertama. Perhatikan:

• Panduan tertulis. Apakah ada panduan per peran yang bisa dibaca guru tanpa harus bertanya?
• Kursus atau pelatihan. Apakah ada materi belajar untuk operator dan guru baru?
• Kanal bantuan. Ke mana sekolah menghubungi saat ada kendala, dan berapa lama biasanya dijawab?
• Komunitas. Forum pengguna membantu sekolah belajar dari sekolah lain.

Siapa yang dilibatkan dalam keputusan

Keputusan teknis sebaiknya tidak diambil operator sendirian. Libatkan minimal empat orang: Kepala Sekolah sebagai pengambil keputusan, operator sebagai pengelola akun, satu guru mapel yang paling sering memakai ponsel, dan Bendahara bila modul keuangan ikut dipakai. Masing-masing akan menguji dari sudut kebutuhannya sendiri, sehingga kekurangan aplikasi terlihat sebelum dipakai seluruh sekolah.

Daftar cek uji coba dua minggu

Sebelum memutuskan, uji software SMP pilihan dengan skenario nyata:

• Impor data murid dari file ekspor Dapodik berhasil tanpa banyak baris gagal.
• Jadwal pelajaran satu semester bisa disusun tanpa bentrok guru.
• Sepuluh guru mengisi presensi per jam pelajaran di menit yang sama tanpa macet.
• Aplikasi tetap bisa dipakai di sinyal seluler yang lemah.
• Guru mapel hanya melihat rombel yang ia ajar.
• Orang tua menerima notifikasi kehadiran atau pengumuman.
• Data bisa diekspor kembali ke format lembar kerja.
• Pertanyaan ke tim bantuan dijawab dengan jelas.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah software SMP berbasis web aman?

Aman atau tidak bergantung pada pengelolaan penyedia: enkripsi, pembatasan akses, cadangan, dan kebijakan data. Ajukan pertanyaan keamanan di atas secara tertulis sebelum memilih.

Bagaimana jika internet di sekolah sering putus?

Pilih aplikasi yang ringan dan bisa dibuka lewat data seluler di ponsel. Untuk pekerjaan berat, jadwalkan di jam koneksi lebih stabil.

Apakah guru perlu laptop untuk memakai aplikasi?

Untuk presensi dan jurnal mengajar, ponsel Android sudah cukup. Laptop dibutuhkan untuk pekerjaan seperti menyusun jadwal atau mengolah nilai dalam jumlah besar.

Apakah server sendiri lebih murah dalam jangka panjang?

Belum tentu. Hitung biaya perangkat, listrik, teknisi, dan waktu pemulihan saat server rusak. Bagi sebagian besar SMP, model web lebih hemat dan lebih mudah dirawat.

Apakah software SMP bisa terhubung langsung ke Dapodik?

Umumnya tidak. Cara yang lazim adalah mengimpor file ekspor Dapodik yang sudah dimiliki sekolah. Pelaporan resmi tetap dilakukan lewat aplikasi Dapodik.

ASIS: Web dan Android dalam Satu Akun, Tanpa Server Sendiri

Akar masalah teknis di SMP adalah beban yang tidak terlihat: server yang harus dirawat, kata sandi yang dibagi-bagi, dan data yang hilang saat operator pindah. Kepala Sekolah seharusnya bisa fokus pada pembelajaran, bukan pada kabel dan cadangan data.

ASIS berjalan di web (asis.id) dan Android (ASIS Mobile) dalam satu akun, tanpa instalasi server. Guru mapel mengisi presensi per mapel dan jurnal mengajar dari ponsel, generator jadwal menyusun jadwal tanpa bentrok, dan data murid diimpor dari file ekspor Dapodik. Hak akses mengikuti 45 peran pengguna, login bisa lewat OTP atau Google, data sekolah tidak dijual dan tanpa iklan. Panduan per peran dan Akademi ASIS membantu guru belajar mandiri.

ASIS gratis untuk semua sekolah. Pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ juga bisa memakai Basmalah, aplikasi gratis dari ekosistem ASIS. Uji coba sekarang di asis.id.