Peran Pengguna ASIS: 45 Peran, Siapa Melihat Apa

Peran pengguna ASIS menentukan menu dan data apa yang terlihat oleh setiap orang di sekolah. ASIS memiliki 45 peran, dan tiap peran hanya melihat menu dan data yang ia perlukan. Satu orang bisa memegang beberapa peran dalam satu akun. Prinsip ini menjaga dua hal sekaligus: pekerjaan tiap orang lebih fokus, dan data sensitif seperti catatan BK, gaji, atau keuangan tidak terbuka untuk semua. Artikel ini menjelaskan prinsip di balik peran, contoh peran yang umum, cara memetakan peran di sekolah, dan kebiasaan menjaga akses tetap rapi.

Mengapa sekolah butuh pembagian peran

Di banyak sekolah, data disimpan di berkas bersama yang bisa dibuka siapa saja yang punya tautan. Akibatnya:

• catatan konseling murid bisa terbaca guru yang tidak berkepentingan,
• daftar gaji pegawai beredar tanpa sengaja,
• data murid diubah oleh orang yang tidak bertanggung jawab atas data itu,
• tidak jelas siapa yang mengubah apa.

Pembagian peran menyelesaikan masalah ini dengan prinsip sederhana: lihat yang perlu saja, ubah yang menjadi tanggung jawabnya saja.

Contoh peran pengguna ASIS dan apa yang dilihat

Berikut gambaran peran yang lazim di sekolah. Daftar lengkap 45 peran dan rincian aksesnya dapat dilihat di Panduan ASIS.

Tabel ini menggambarkan prinsip, bukan aturan baku. Sekolah tetap bisa menyesuaikan pengaturan sesuai kebijakannya.

Satu orang, banyak peran

Di sekolah, hampir tidak ada orang yang hanya memegang satu tugas. Guru sering merangkap wali kelas, pembina ekstrakurikuler, atau Bendahara. Di ASIS, satu akun dapat memegang beberapa peran, sehingga tidak perlu membuat akun kedua.

Contoh di MTs fiktif di Pasuruan:

Menu yang tampil adalah gabungan dari semua peran yang dimiliki. Pembahasan khusus guru rangkap tugas ada di "Aplikasi Sekolah Multi Peran: Satu Akun untuk Guru Rangkap".

Memetakan peran di sekolah: lokakarya kecil

Sebelum operator membuat akun, lakukan pemetaan peran bersama pimpinan. Langkahnya:

1. Daftar semua orang. Guru, tenaga kependidikan, petugas kantin, satpam yang mencatat buku tamu, dan lainnya.
2. Tulis semua tugas tiap orang. Termasuk tugas tambahan dari SK pembagian tugas.
3. Cocokkan tugas dengan peran di ASIS. Satu tugas, satu peran yang paling sesuai.
4. Periksa data sensitif. Pastikan catatan BK, kesehatan, gaji, dan keuangan hanya terbuka bagi peran yang berwenang.
5. Setujui bersama Kepala Sekolah. Simpan hasilnya sebagai dokumen pembagian peran.
6. Tinjau setiap semester atau setiap ada mutasi.

Dokumen SK pembagian tugas mengajar biasanya sudah memuat sebagian besar informasi ini, sehingga pemetaan bisa dimulai dari sana.

Data sensitif yang perlu dijaga ekstra

• Catatan BK dan konseling. Hanya guru BK dan pihak yang berwenang. Wali kelas cukup ringkasan tindak lanjut.
• Catatan kesehatan. Petugas UKS dan pihak yang berwenang.
• Data inklusi dan kebutuhan khusus. Terbatas pada guru pendamping, wali kelas, dan pimpinan.
• Gaji dan data kepegawaian. Bendahara, bagian kepegawaian, dan pimpinan.
• Data keluarga murid. Hanya yang diperlukan untuk layanan.

ASIS tidak menjual data sekolah dan tanpa iklan. Pembagian peran adalah lapisan perlindungan tambahan yang dikendalikan sekolah sendiri.

Peran saat ada perubahan di tengah tahun

Sekolah selalu berubah: guru mutasi, Bendahara berganti, guru honorer baru masuk, atau wali kelas ditukar karena cuti melahirkan. Setiap perubahan ini perlu diikuti penyesuaian peran pengguna ASIS pada hari yang sama. Contohnya, saat Ibu Maya cuti dan tugas Bendahara sementara dipegang Ibu Rina, operator menambahkan peran Bendahara pada akun Ibu Rina, lalu mencabutnya kembali ketika Ibu Maya kembali bertugas. Catat setiap perubahan di dokumen pembagian peran agar jejaknya jelas.

Kebiasaan menjaga akses tetap rapi

• Satu orang, satu akun; tidak berbagi akun.
• Peran diperbarui pada hari yang sama saat ada pergantian tugas.
• Akses guru yang mutasi atau pensiun segera dicabut.
• Operator tidak memegang peran yang tidak perlu, misalnya peran guru BK.
• Peninjauan peran dilakukan setiap awal semester.

Kesalahan yang sering terjadi

Memberi semua orang peran admin agar praktis. Ini menghapus seluruh manfaat pembagian peran.

Lupa mencabut akses Bendahara lama. Data keuangan tetap terbuka bagi orang yang sudah tidak bertugas.

Membuat akun kedua untuk peran tambahan. Data jadi terpecah dan membingungkan. Cukup tambahkan peran pada akun yang sama.

Tidak mendokumentasikan pembagian peran. Saat operator berganti, penggantinya tidak tahu dasar pengaturan sebelumnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa jumlah peran pengguna ASIS?

ASIS memiliki 45 peran pengguna. Tiap peran hanya melihat menu dan data yang ia perlukan.

Bisakah satu orang memiliki beberapa peran?

Bisa. Satu akun dapat memegang beberapa peran, dan menu yang tampil adalah gabungannya.

Siapa yang mengatur peran?

Operator atau admin sekolah yang diberi kewenangan, sebaiknya berdasarkan dokumen pembagian tugas yang disetujui Kepala Sekolah.

Apakah orang tua bisa melihat data murid lain?

Tidak. Orang tua hanya melihat data anaknya sendiri.

Apa beda peran dan modul?

Modul menentukan fitur yang tersedia di sekolah; peran menentukan siapa yang melihat dan memakai fitur tersebut.

ASIS: Akses yang Tepat untuk Orang yang Tepat

Kebocoran data di sekolah jarang terjadi karena niat jahat. Lebih sering karena semua orang memakai berkas yang sama, akun dipinjamkan, atau akses lama tidak pernah dicabut. Di sisi lain, guru juga kewalahan bila harus melihat menu yang tidak relevan dengan tugasnya.

ASIS menjawabnya dengan 45 peran pengguna: tiap peran hanya melihat menu dan data yang ia perlukan, dan satu orang bisa memegang beberapa peran dalam satu akun. Ditopang prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali," data tetap satu sumber, tetapi pintunya diatur sesuai tanggung jawab.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Atur peran sekolah Bapak/Ibu di asis.id.