Prosedur Penghapusan Barang Inventaris Sekolah yang Rusak

Penghapusan barang inventaris adalah proses resmi untuk mengeluarkan barang yang rusak berat, hilang, atau tidak lagi dapat dipakai dari daftar aset sekolah. Prosesnya tidak cukup dengan membuang kursi patah atau menjual komputer lama ke tukang loak. Sekolah perlu mengidentifikasi barang, memeriksanya melalui tim, membuat berita acara, mengusulkan penghapusan kepada pihak yang berwenang, menunggu keputusan, lalu memperbarui buku inventaris. Panduan ini menjelaskan alur umumnya untuk sekolah negeri dan swasta, beserta contoh dokumen yang perlu disiapkan.

Catatan penting: untuk sekolah negeri, barang inventaris umumnya merupakan barang milik daerah atau negara, sehingga kewenangan penghapusan ada pada pemerintah daerah atau instansi terkait, bukan pada Kepala Sekolah. Prosedur rinci mengikuti peraturan pengelolaan barang milik daerah setempat. Untuk sekolah swasta, ikuti kebijakan yayasan.

Mengapa penghapusan perlu prosedur

Gudang sekolah yang penuh barang rusak adalah pemandangan umum. Barang itu masih tercatat di buku inventaris, ikut dihitung saat pendataan sarpras, dan menimbulkan selisih ketika ada pemeriksaan.

Tanpa prosedur yang jelas, sekolah menghadapi risiko:

• selisih antara catatan dan kondisi fisik saat audit,
• data sarpras tidak menggambarkan kebutuhan nyata,
• dugaan penyalahgunaan bila barang dijual tanpa dasar,
• ruang penyimpanan habis untuk barang yang tidak terpakai.

Barang yang dapat diusulkan untuk dihapus

Barang rusak ringan sebaiknya diperbaiki dulu. Penghapusan adalah langkah terakhir.

Alur penghapusan barang inventaris

1. Identifikasi dan pendataan awal

Petugas sarpras atau TU memeriksa ruang kelas, laboratorium, dan gudang. Catat setiap barang yang diduga layak dihapus: kode barang, nama, merek, tahun perolehan, sumber dana, lokasi, dan kondisi.

2. Bentuk tim pemeriksa

Kepala Sekolah menunjuk tim internal melalui surat tugas. Komposisi umum: wakil sarpras, petugas inventaris, satu guru, dan Bendahara. Untuk barang elektronik, libatkan teknisi.

3. Pemeriksaan fisik dan dokumentasi

Tim memeriksa satu per satu, memotret barang dengan label kodenya terlihat, dan menilai apakah masih bisa diperbaiki. Hasilnya dituangkan dalam berita acara pemeriksaan.

4. Susun daftar usulan

Buat daftar barang usulan penghapusan dalam format tabel berikut.

Kode barang di atas hanya contoh. Gunakan kodefikasi yang berlaku di daerah atau yayasan.

5. Ajukan usulan kepada pihak berwenang

Sekolah negeri mengirim surat usulan ke dinas pendidikan atau unit pengelola barang milik daerah, dilampiri berita acara, daftar barang, dan foto. Sekolah swasta mengajukan kepada yayasan.

6. Tunggu penilaian dan keputusan

Pihak berwenang dapat melakukan pemeriksaan ulang. Penghapusan baru sah setelah keluar keputusan atau SK penghapusan dari pejabat yang berwenang. Selama menunggu, barang tidak boleh dijual atau dibuang.

7. Tindak lanjut fisik barang

Setelah SK terbit, barang ditindaklanjuti sesuai keputusan, misalnya dimusnahkan, dihibahkan, atau dilelang melalui mekanisme resmi. Hasil penjualan, bila ada, disetor sesuai ketentuan. Buat berita acara pelaksanaan dan dokumentasinya.

8. Perbarui buku inventaris dan data sarpras

Coret barang dari buku inventaris dengan mencantumkan nomor dan tanggal SK. Perbarui juga data sarpras pada sistem pendataan sesuai ketentuan. Arsipkan seluruh dokumen dalam satu map penghapusan per tahun.

Dokumen yang perlu disiapkan

• Surat tugas tim pemeriksa.
• Berita acara pemeriksaan barang.
• Daftar barang usulan penghapusan.
• Foto barang dengan label kode.
• Surat keterangan pendukung, misalnya laporan kehilangan.
• Surat usulan penghapusan.
• SK penghapusan dari pihak berwenang.
• Berita acara pelaksanaan penghapusan.

Kesalahan yang sering terjadi

Menjual barang sebelum SK terbit. Ini kesalahan paling berisiko dan bisa menjadi temuan.

Foto tanpa label kode. Barang sulit dicocokkan dengan catatan.

Barang hibah dan BOS dicampur. Pisahkan berdasarkan sumber dana karena jalur penghapusannya bisa berbeda.

Buku inventaris tidak diperbarui. Barang sudah dimusnahkan tetapi masih tercatat bertahun-tahun.

Mengandalkan ingatan petugas lama. Saat petugas berganti, riwayat barang hilang. Simpan semuanya secara tertulis.

Contoh isi berita acara pemeriksaan

Berita acara tidak perlu panjang, tetapi harus memuat unsur yang bisa diperiksa ulang oleh pihak lain. Susunan yang umum dipakai:

1. Judul dan nomor berita acara.
2. Hari, tanggal, dan tempat pemeriksaan.
3. Dasar pemeriksaan, yaitu surat tugas Kepala Sekolah beserta nomornya.
4. Nama dan jabatan anggota tim.
5. Uraian hasil pemeriksaan, merujuk pada daftar barang terlampir.
6. Kesimpulan tim, misalnya "barang dalam daftar terlampir dinyatakan rusak berat dan tidak ekonomis untuk diperbaiki".
7. Tanda tangan seluruh anggota tim dan mengetahui Kepala Sekolah.

Lampirkan foto dalam satu halaman tersendiri dengan keterangan kode barang di bawah setiap foto. Penelaah di dinas atau yayasan akan jauh lebih cepat memproses usulan yang rapi seperti ini.

Membagi peran di sekolah

Penghapusan sering terbengkalai karena dianggap pekerjaan satu orang. Bagilah perannya:

• Petugas inventaris menyiapkan data barang dan riwayatnya.
• Wakil sarpras memimpin pemeriksaan dan menyusun daftar usulan.
• Bendahara memastikan sumber dana setiap barang tercatat benar.
• Kepala Sekolah menandatangani surat tugas dan usulan, serta memantau prosesnya sampai SK terbit.

Jadwal yang disarankan

Lakukan pemeriksaan kondisi barang minimal setahun sekali, misalnya menjelang akhir tahun anggaran. Gabungkan dengan stock opname inventaris agar pekerjaan tidak berulang. Untuk pengelolaan inventaris harian, lihat juga aplikasi inventaris sekolah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa yang berwenang menyetujui penghapusan barang inventaris di sekolah negeri?

Kewenangannya ada pada pemerintah daerah atau instansi pengelola barang sesuai peraturan pengelolaan barang milik daerah. Kepala Sekolah mengusulkan, bukan memutuskan.

Bolehkah sekolah menjual kursi rusak untuk membeli yang baru?

Tidak sebelum ada keputusan penghapusan dari pihak berwenang. Hasil penjualan juga harus diperlakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

Bagaimana jika barang hilang dicuri?

Laporkan ke kepolisian dan simpan surat laporannya. Dokumen itu menjadi dasar usulan penghapusan barang hilang.

Apakah sekolah swasta juga perlu prosedur penghapusan?

Perlu. Meski kewenangan ada pada yayasan, prosedur tertulis menjaga akuntabilitas dan kepercayaan orang tua maupun donatur.

Berapa lama barang rusak boleh disimpan di gudang?

Tidak ada patokan umum. Yang penting, barang terdata dengan kondisi sebenarnya dan usulan penghapusan diproses secara berkala.

ASIS: Riwayat Aset Tercatat, Penghapusan Tidak Lagi Menebak

Proses penghapusan sering macet karena data aset tidak lengkap: tahun perolehan lupa, sumber dana tidak tercatat, dan kondisi barang hanya diketahui petugas lama. Akibatnya tim harus menelusuri ulang dari nol setiap kali ada pemeriksaan.

ASIS menyediakan modul sarana prasarana dan peminjaman aset untuk mencatat setiap barang beserta lokasi, sumber dana, dan kondisinya. Riwayat peminjaman dan kerusakan ikut tercatat, sehingga saat menyusun usulan penghapusan barang inventaris, data sudah tersedia. Modul surat dan SK membantu TU menyusun surat tugas dan surat usulan dari data yang sama.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.