Migrasi ke ASIS: Pindah dari Excel atau Aplikasi Lain

Migrasi ke ASIS tidak harus berarti memindahkan semua data dan mengganti semua kebiasaan dalam satu malam. Cara paling aman adalah bertahap: rapikan data induk, impor file ekspor Dapodik atau EMIS yang sudah dimiliki sekolah, aktifkan modul inti, lalu tambah modul lain setelah guru nyaman. Panduan ini ditujukan untuk Kepala Sekolah dan operator yang selama ini bekerja dengan Excel, Google Sheets, atau aplikasi lain dan ingin pindah tanpa mengganggu kegiatan belajar.

Tanda sekolah sudah perlu pindah

Tidak semua sekolah perlu tergesa-gesa. Namun beberapa tanda ini biasanya menunjukkan cara lama sudah tidak sanggup menopang pekerjaan:

• satu data murid diketik ulang di lima file berbeda (presensi, nilai, SPP, tabungan, rapor),
• file Excel rusak atau hilang saat laptop operator bermasalah,
• rekap presensi dan nilai baru siap setelah dikejar berhari-hari,
• biaya aplikasi lama naik karena dihitung per murid,
• aplikasi lama hanya mengurus satu bagian, misalnya rapor, sehingga bagian lain tetap manual.

Bila tiga dari lima tanda ini terjadi, migrasi ke ASIS sudah layak direncanakan. Sebaliknya, sekolah yang datanya masih sangat sedikit, misalnya TK dengan dua rombel, bisa memulai langsung dari nol tanpa proses pemindahan yang rumit.

Dari mana sekolah pindah

Dari Excel dan spreadsheet

Kelebihan Excel adalah fleksibel dan sudah dikuasai banyak guru. Kekurangannya, setiap file berdiri sendiri. Saat murid pindah rombel, semua file harus diubah satu per satu. Migrasi dari Excel umumnya lebih mudah karena datanya sudah terbuka, tinggal dirapikan.

Dari aplikasi lain

Sekolah yang pindah dari aplikasi lain perlu memastikan dulu data apa yang bisa diekspor dari aplikasi lama, misalnya daftar murid, riwayat nilai, atau saldo tabungan. Simpan ekspor tersebut sebagai arsip sebelum langganan lama berakhir.

Langkah migrasi ke ASIS

1. Tentukan tim kecil

Cukup tiga orang: operator sebagai pelaksana teknis, satu Wakasek sebagai penghubung dengan guru, dan Bendahara bila modul keuangan ikut dipindah. Kepala Sekolah menetapkan target dan tanggal.

2. Rapikan data induk

Data yang salah di Excel akan tetap salah di aplikasi baru. Sebelum impor, periksa:

Nomor HP wali murid sangat penting karena dipakai untuk masuk ke aplikasi dan menerima kabar.

3. Impor data awal

ASIS memakai file ekspor Dapodik atau EMIS yang sudah dimiliki sekolah sebagai data awal. ASIS tidak terhubung langsung ke Dapodik atau EMIS dan tidak mengirim data balik, sehingga operator tetap memutakhirkan aplikasi pemerintah seperti biasa. Untuk data yang tidak ada di file ekspor, ikuti langkah rinci di Panduan ASIS di asis.id atau tanyakan kepada tim.

4. Aktifkan modul inti lebih dulu

ASIS memiliki 57 modul: 7 inti dan 50 opsional yang bisa diaktifkan sesuai kebutuhan. Jangan aktifkan semuanya di hari pertama. Mulailah dari data murid, rombel, pengguna dan peran, lalu presensi.

5. Beri peran kepada pengguna

Setiap guru masuk dengan akunnya sendiri. Dengan 45 peran pengguna, wali kelas, guru mapel, Bendahara, dan guru BK hanya melihat menu yang mereka perlukan. Guru yang memegang beberapa tugas cukup memiliki beberapa peran dalam satu akun.

6. Latih guru secara singkat

Pelatihan satu sesi 60 menit per kelompok lebih efektif dibanding seminar seharian. Akademi ASIS menyediakan kursus daring untuk guru dan pengguna, sehingga guru bisa mengulang materi kapan saja.

7. Jalankan paralel sebentar, lalu putuskan

Selama dua sampai empat minggu, boleh tetap menyimpan Excel sebagai cadangan. Setelah rekap di ASIS terbukti cocok, tetapkan tanggal Excel tidak lagi dipakai. Tanpa tanggal tegas, sekolah akan terjebak mengisi dua tempat.

Contoh jadwal migrasi satu semester

Contoh di sebuah MI dengan 12 rombel yang pindah dari Excel:

Urutan ini bisa disesuaikan. SMK mungkin mendahulukan PKL, sedangkan sekolah berasrama mendahulukan modul asrama.

Kesalahan yang sering terjadi saat migrasi

Memindahkan data kotor. Nama murid ganda dan rombel salah ikut terbawa. Luangkan waktu merapikan data sebelum impor.

Semua modul sekaligus. Guru kewalahan dan menyimpulkan aplikasinya rumit, padahal masalahnya urutan.

Akun bersama. Satu akun dipakai bergantian membuat jejak pekerjaan tidak jelas dan berisiko bagi keamanan data.

Orang tua tidak disiapkan. Kabar lewat aplikasi tidak sampai karena orang tua belum masuk. Sosialisasikan saat rapat wali murid.

Tidak ada tanggal berhenti. Excel dan aplikasi diisi bersamaan terus-menerus, beban guru malah bertambah.

Daftar cek sebelum dan sesudah migrasi

• Ekspor data dari aplikasi lama sudah diarsipkan.
• Data murid, wali, guru, dan rombel sudah dirapikan.
• File ekspor Dapodik atau EMIS terbaru sudah disiapkan.
• Modul inti aktif; modul lain dijadwalkan.
• Setiap guru punya akun dan peran sendiri.
• Pelatihan singkat sudah dilakukan per kelompok.
• Orang tua sudah menerima cara masuk aplikasi.
• Tanggal berhenti memakai cara lama sudah diumumkan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama migrasi ke ASIS?

Untuk data murid dan presensi, beberapa minggu biasanya cukup. Modul lain seperti keuangan dan rapor bisa menyusul dalam satu semester.

Apakah data di Dapodik ikut berubah?

Tidak. ASIS hanya memakai file ekspor yang diimpor sekolah dan tidak mengirim data balik ke Dapodik atau EMIS.

Apakah migrasi ke ASIS berbayar?

ASIS gratis untuk semua sekolah. Paket berbayar per lembaga tersedia bila sekolah membutuhkan layanan tambahan, misalnya dukungan prioritas di ASIS Pro.

Bagaimana dengan riwayat nilai tahun-tahun lalu?

Simpan rapor dan rekap lama sebagai arsip. Untuk memindahkannya ke ASIS, rujuk Panduan ASIS atau diskusikan dengan tim.

Apakah guru senior akan kesulitan?

Biasanya tidak, bila modul dikenalkan bertahap dan ada rekan pendamping. Kursus di Akademi ASIS bisa diulang kapan saja.

ASIS: Pindah Sekali, Data Dipakai Berkali-kali

Akar masalah sekolah yang bertahan dengan Excel atau aplikasi parsial adalah data yang terus diketik ulang. Setiap kali murid pindah kelas atau nomor HP wali berubah, operator harus mengubah banyak file, dan selalu ada yang terlewat.

ASIS dibangun dengan prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Data awal diimpor dari file ekspor Dapodik atau EMIS, lalu dipakai bersama oleh presensi, tagihan, e-Rapor Kurikulum Merdeka, dan profil murid. Modul diaktifkan bertahap sesuai kesiapan, peran dibagi sesuai tugas, dan guru bisa belajar mandiri lewat Akademi ASIS.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.