Membuat Akun Guru dan Pegawai di Aplikasi Sekolah

Membuat akun guru dan pegawai adalah pekerjaan pertama operator setelah sekolah mulai memakai aplikasi. Tahap ini menentukan apakah aplikasi akan dipakai semua orang atau hanya oleh operator sendiri. Cara lama dengan satu akun bersama untuk seluruh guru memang cepat, tetapi berisiko: tidak jelas siapa mengubah apa, dan data sensitif terbuka untuk semua. Artikel ini membahas cara membuat akun guru dan pegawai lewat undangan di ASIS, data yang perlu disiapkan, cara memberi peran, tips agar undangan diterima, dan alternatif manual.

Masalah akun bersama di sekolah

Di banyak sekolah, aplikasi sekolah dibuka dengan satu akun "admin" yang kata sandinya ditempel di dinding ruang guru. Semua guru memakai akun itu untuk mengisi nilai, presensi, dan jurnal. Kelihatannya praktis, sampai terjadi masalah: nilai satu kelas berubah, dan tidak ada yang tahu siapa yang mengubahnya.

Masalah lain dari akun bersama:

• catatan konseling dan data keuangan keluarga terbuka untuk semua guru,
• guru yang sudah pindah tetap tahu kata sandi,
• tidak ada notifikasi pribadi, karena semua pesan masuk ke akun yang sama.

Mengapa setiap pegawai perlu akun sendiri

Akun pribadi membuat setiap orang bertanggung jawab atas datanya sendiri. Di ASIS, setiap akun memegang peran tertentu dari 45 peran pengguna, dan setiap peran hanya melihat menu dan data yang ia perlukan. Guru mapel melihat kelas yang ia ajar, Bendahara melihat keuangan, guru BK melihat layanan konseling.

Satu orang juga bisa memiliki beberapa peran dalam satu akun. Guru yang juga wali kelas dan pembina ekstrakurikuler tidak perlu tiga akun.

Data yang perlu disiapkan

Jika sekolah sudah mengimpor file ekspor Dapodik atau EMIS ke ASIS, data pegawai biasanya sudah tersedia sehingga operator tinggal melengkapi kontak dan peran.

Langkah umum membuat akun guru dan pegawai di ASIS

Di ASIS, akun guru dan pegawai dibuat lewat undangan yang menghubungkan seseorang dengan perannya di sekolah. Satu orang yang bertugas di beberapa tempat tidak otomatis membutuhkan akun login terpisah.

Sebelum memulai

Pastikan data guru atau pegawai sudah benar, alamat surelnya aktif, dan peran yang akan diberikan sudah disetujui penanggung jawab.

Langkah di ASIS

1. Cek dulu di Undangan Akun. Buka menu Undangan Akun dan cari apakah surel tersebut pernah diundang atau sudah menjadi pengguna.
2. Pilih orang dan peran. Tentukan peran sesuai tugas, lalu kirim undangan ke alamat surel yang sudah dikonfirmasi.
3. Minta penerima menindaklanjuti. Penerima membuka tautan undangan, lalu mengaktifkan akun baru atau menautkan akun ASIS yang sudah dimilikinya.
4. Pantau status dan uji akses. Periksa status undangan, lalu minta penerima masuk dan memastikan menu yang muncul sesuai tugasnya.

Periksa hasilnya

Undangan tidak menggandakan pengguna, orang yang tepat masuk ke sekolah yang tepat, dan menu sesuai perannya.

Jika hasil belum sesuai

Bila undangan tidak sampai, cek ejaan surel, folder spam, masa berlaku, dan status undangan sebelum mengirim ulang.

Langkah lengkap: Cara Mengundang Akun Guru dan Pegawai di ASIS. Setelah diundang, pegawai mengaktifkan akunnya sendiri; prosesnya dibahas di artikel tentang aktivasi akun dari undangan sekolah.

Strategi undangan agar semua guru aktif

Mengirim undangan ke 40 guru sekaligus lalu menunggu sering berakhir dengan setengahnya tidak aktif. Strategi yang lebih berhasil:

1. Umumkan dulu di rapat. Jelaskan mengapa akun pribadi penting dan kapan undangan akan dikirim.
2. Kirim saat semua berkumpul. Misalnya di akhir rapat dinas, lalu beri waktu 15 menit untuk aktivasi bersama.
3. Siapkan pendamping. Satu atau dua guru yang cepat paham membantu rekan yang kesulitan.
4. Mulai dari peran kunci. Wali kelas dan Bendahara diaktifkan lebih dulu karena paling sering memakai aplikasi.
5. Rekap yang belum aktif. Hubungi secara pribadi dalam dua hari.

Contoh pembagian peran di SD

Sebagai gambaran, berikut pembagian peran di SD fiktif dengan 12 rombel dan 22 pegawai:

Dengan pembagian ini, wali kelas mengisi presensi dan catatan perkembangan muridnya, Bendahara memverifikasi bukti bayar, dan Kepala Sekolah memantau ringkasan. Tidak ada yang perlu membuka menu yang bukan tugasnya.

Tips dan kesalahan umum

Tips

• Gunakan nomor HP yang benar-benar dipakai pegawai, terutama bila login memakai OTP WhatsApp atau SMS.
• Catat peran setiap orang di lembar terpisah sebagai acuan saat ada pergantian tugas.
• Berikan peran seminimal mungkin. Peran bisa ditambah kapan saja.

Kesalahan umum

• Memakai nomor sekolah untuk banyak guru. Satu nomor hanya untuk satu orang.
• Memberi semua guru peran admin. Ini menghilangkan manfaat pembatasan akses.
• Salah ketik surel atau nomor. Undangan tidak sampai, dan guru mengira belum diundang.
• Tidak menindaklanjuti undangan yang belum aktif. Akibatnya guru kembali meminjam akun rekan.

Cara manual bila belum memakai aplikasi

Sekolah yang masih memakai spreadsheet atau aplikasi lain tetap bisa menerapkan prinsip akun pribadi:

1. Buat daftar pegawai beserta tugas dan data yang boleh mereka akses.
2. Bagikan file dengan izin berbeda: lihat saja untuk sebagian, edit untuk yang bertanggung jawab.
3. Hindari berbagi kata sandi satu akun. Gunakan fitur berbagi per orang.
4. Tinjau daftar akses setiap awal semester.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah guru honorer juga perlu akun?

Perlu, bila ia mengisi presensi, nilai, atau jurnal. Peran disesuaikan dengan tugasnya.

Bagaimana jika guru tidak punya surel?

Undangan akun dikirim ke alamat surel, jadi bantu guru membuat surel pribadi lebih dulu. Setelah akun aktif, ASIS juga mendukung login dengan OTP WhatsApp atau SMS dan akun Google.

Bisakah satu guru punya beberapa peran?

Bisa. Satu akun dapat memegang beberapa peran, misalnya guru mapel, wali kelas, dan pembina ekstrakurikuler.

Apakah membuat akun guru dan pegawai dikenai biaya per orang?

Tidak. Biaya ASIS dihitung per lembaga, bukan per pengguna, dan paket dasar Rp0.

Apa yang dilakukan bila undangan tidak sampai?

Periksa kontak yang tercatat, perbaiki bila salah, lalu kirim ulang undangan.

ASIS: Setiap Guru Punya Akun, Setiap Data Punya Penanggung Jawab

Akar masalah akun bersama adalah tidak adanya kejelasan siapa yang bertanggung jawab atas data. Ketika semua orang memakai satu akun, kesalahan tidak bisa ditelusuri dan data sensitif terbuka untuk semua.

ASIS dirancang dengan 45 peran pengguna sehingga setiap guru dan pegawai hanya melihat menu dan data yang ia perlukan. Membuat akun guru dan pegawai cukup dengan undangan, dan satu orang bisa memegang beberapa peran dalam satu akun. Biaya tidak dihitung per pengguna, jadi sekolah tidak perlu berhemat dengan berbagi akun.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Mulai di asis.id.