Contoh Kuitansi Belanja Dana BOS yang Sah dan Lengkap

Kuitansi belanja dana BOS yang sah memuat identitas penerima uang, tanggal, nomor, jumlah uang dalam angka dan huruf, uraian pembayaran yang jelas, tanda tangan penerima, serta meterai bila nilainya memenuhi ketentuan bea meterai. Kuitansi itu sebaiknya didampingi nota atau faktur dari penyedia, bukti setor pajak bila ada kewajiban pajak, dan dokumentasi barang atau kegiatan. Artikel ini memberi contoh kuitansi untuk beberapa jenis belanja dan daftar cek agar SPJ Bendahara lolos pemeriksaan.

Mengapa kuitansi sering menjadi temuan

Saat pemeriksaan penggunaan dana BOS, banyak temuan bukan karena belanjanya salah, tetapi karena buktinya tidak lengkap atau tidak meyakinkan. Contoh yang sering terjadi:

• kuitansi tanpa nama dan alamat toko,
• uraian hanya "belanja ATK" tanpa rincian,
• tanggal kuitansi tidak sesuai dengan tanggal kegiatan,
• angka dan huruf berbeda,
• tanda tangan penerima kosong atau terlihat sama dengan tanda tangan Bendahara,
• tidak ada bukti potong atau setor pajak.

Juknis BOSP 2026 yang berlaku diatur dalam Permendikdasmen 8/2026, yang mencabut Permendikdasmen 8/2025. Rincian tata kelola dan pelaporan merujuk juknis tersebut dan petunjuk dinas pendidikan setempat.

Unsur wajib kuitansi

Contoh 1: Kuitansi belanja ATK di toko

KUITANSI

• No: 045/BOS/X/2026
• Sudah terima dari: Bendahara BOS SD Negeri Mekarsari 1
• Uang sejumlah: Satu juta dua ratus lima puluh ribu rupiah
• Untuk pembayaran: Belanja alat tulis untuk kegiatan asesmen sumatif akhir semester ganjil, sesuai nota nomor 1182 tanggal 10 Oktober 2026, terdiri atas 10 rim kertas HVS A4, 4 kotak spidol papan, dan 2 kotak map plastik
• Jumlah: Rp1.250.000
• Penerima: Toko Sumber Ilmu, nama jelas pemilik atau petugas, stempel toko

Lampirkan nota toko yang merinci harga satuan setiap barang. Kuitansi tanpa nota rinci membuat pemeriksa sulit menilai kewajaran harga.

Contoh 2: Kuitansi honor narasumber

KUITANSI

• Sudah terima dari: Bendahara BOS SMP Negeri 3 Karangjati
• Uang sejumlah: Sesuai nilai honor yang ditetapkan
• Untuk pembayaran: Honorarium narasumber kegiatan pelatihan penyusunan asesmen untuk guru, tanggal 12 Oktober 2026, durasi 4 jam
• Penerima: nama narasumber, tanda tangan

Lampiran: surat undangan atau surat tugas, daftar hadir peserta, jadwal atau materi, foto kegiatan, dan bukti pemotongan pajak penghasilan sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku. Perhatikan juga batas belanja honor dalam juknis, yaitu 20 persen untuk sekolah negeri dan 40 persen untuk sekolah swasta.

Contoh 3: Kuitansi jasa tukang perbaikan ringan

• Untuk pembayaran: Upah tukang perbaikan atap bocor ruang kelas IV, 3 hari kerja, 2 orang
• Lampiran: daftar hadir tukang, foto sebelum dan sesudah, nota bahan bangunan terpisah, bukti pajak bila ada kewajiban.

Pisahkan kuitansi upah dan kuitansi bahan agar rincian belanja mudah ditelusuri.

Belanja melalui platform pengadaan sekolah

Untuk pembelian barang melalui platform pengadaan yang ditetapkan pemerintah bagi sekolah, simpan bukti pesanan, faktur, berita acara serah terima, dan bukti pembayaran yang dihasilkan sistem. Ikuti ketentuan juknis dan dinas setempat tentang jenis belanja yang wajib melalui platform tersebut.

Bukti pendukung selain kuitansi

Alur kerja harian yang disarankan

Bendahara yang rapi biasanya punya ritme kerja tetap. Pada hari transaksi, minta nota dan kuitansi langsung di tempat, periksa angka dan huruf, lalu foto barang atau kegiatan. Sore harinya, catat transaksi ke buku kas umum dan buku pembantu, beri nomor kuitansi, dan masukkan ke map kegiatan. Setiap akhir pekan, cocokkan saldo buku dengan uang tunai dan rekening. Setiap akhir bulan, susun rekap dan minta Kepala Sekolah memeriksa. Dengan ritme seperti ini, kuitansi belanja dana BOS tidak menumpuk di laci dan laporan bisa disusun tanpa lembur.

Kesalahan umum Bendahara

• Kuitansi dibuat belakangan dengan tanggal mundur. Buat kuitansi pada hari transaksi.
• Satu kuitansi untuk banyak jenis belanja. Pisahkan per jenis kegiatan dan per penyedia.
• Memecah transaksi agar tidak terkena kewajiban tertentu. Ini bisa menjadi temuan.
• Membeli di toko keluarga sendiri tanpa harga wajar dan dokumentasi yang memadai.
• Tidak mencatat ke buku kas pada hari yang sama, sehingga saldo buku dan saldo nyata berbeda.

Daftar cek kuitansi belanja dana BOS

• Nomor urut sesuai buku kas
• Tanggal sesuai transaksi dan kegiatan
• Angka dan huruf sama
• Uraian rinci: barang, jumlah, kegiatan
• Tanda tangan dan nama jelas penerima atau stempel toko
• Meterai bila memenuhi ketentuan
• Nota atau faktur terlampir
• Bukti pajak terlampir bila ada kewajiban
• Dokumentasi barang atau kegiatan tersedia
• Sesuai RKAS yang disahkan

Simpan kuitansi belanja dana BOS per bulan dan per kegiatan dalam map terpisah. Pemeriksa akan lebih mudah menelusuri, dan Bendahara pun tidak perlu membongkar seluruh arsip saat diminta satu bukti.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah nota toko saja cukup tanpa kuitansi?

Nota rinci dari toko adalah bukti penting, tetapi banyak sekolah tetap membuat kuitansi sebagai bukti penerimaan uang. Ikuti ketentuan juknis dan arahan dinas setempat.

Kapan kuitansi perlu meterai?

Bila nilai transaksi memenuhi batas yang ditetapkan dalam ketentuan bea meterai yang berlaku. Periksa ketentuan terbaru sebelum menempel meterai.

Bagaimana jika toko tidak punya stempel?

Minta nama jelas, alamat, dan tanda tangan penjual. Lengkapi dengan foto toko dan barang sebagai dokumentasi tambahan.

Bolehkah kuitansi ditulis tangan?

Boleh, selama terbaca jelas, tidak ada coretan pada angka, dan unsur wajibnya lengkap.

Berapa lama kuitansi BOS harus disimpan?

Simpan sesuai ketentuan arsip keuangan yang berlaku. Banyak sekolah menyimpannya bertahun-tahun karena pemeriksaan bisa dilakukan setelah tahun anggaran berakhir.

ASIS: Bukti Belanja Tercatat Rapi Sejak Hari Transaksi

Selisih dan temuan pada dana BOS biasanya berawal dari pencatatan yang menumpuk: kuitansi disimpan di laci, buku kas diisi akhir bulan, dan laporan disusun dari ingatan. Ketika pemeriksa meminta satu bukti, Bendahara harus membongkar semua map.

Modul keuangan ASIS membantu Bendahara mengelola kas, RKAS, dan SPJ di satu tempat, sehingga setiap belanja bisa dicatat pada hari transaksi dan dikaitkan dengan rencana anggaran. Peran Kepala Sekolah dan Bendahara terpisah, sehingga persetujuan dan pencatatan jelas siapa yang melakukannya. Data dicatat sekali, lalu dipakai berkali-kali untuk laporan.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.