Katalogisasi Buku Perpustakaan Sekolah di ASIS

Kiriman buku dari dana BOSP atau donasi alumni tiba, lalu menumpuk di sudut perpustakaan berminggu-minggu karena belum sempat dicatat. Murid tidak bisa meminjamnya, guru tidak tahu buku itu ada, dan saat pemeriksaan aset tidak ada daftar yang bisa ditunjukkan. Katalogisasi buku perpustakaan adalah pekerjaan dasar yang menentukan apakah koleksi benar-benar bisa dipakai. Artikel ini membahas langkah katalogisasi buku perpustakaan sekolah, cara menambahkan buku ke katalog di ASIS secara umum, tips mempercepatnya, dan cara manual bagi sekolah yang belum memakai aplikasi.

Mengapa katalog itu penting

Perpustakaan tanpa katalog hanyalah gudang buku. Katalog yang baik membantu banyak pihak:

• Murid dan guru bisa mencari buku berdasarkan judul, pengarang, atau subjek.
• Pustakawan tahu jumlah eksemplar dan lokasinya di rak.
• Peminjaman tercatat per eksemplar, sehingga jelas buku mana yang belum kembali.
• Sekolah punya bukti aset untuk pemeriksaan dan pelaporan penggunaan dana.

Banyak perpustakaan sekolah dikelola guru yang merangkap tugas. Karena itu, cara katalogisasi harus sederhana tetapi tetap tertib.

Data yang perlu dicatat untuk setiap buku

Bedakan antara judul dan eksemplar. Satu judul buku paket bisa memiliki puluhan eksemplar, masing-masing perlu kode agar peminjamannya bisa dilacak.

Langkah menambahkan buku ke katalog perpustakaan ASIS

Modul perpustakaan ASIS dibahas dalam Panduan Perpustakaan Digital ASIS. Kuncinya ada pada pembedaan dua hal: identitas judul buku dan jumlah eksemplar fisiknya. Satu judul bisa punya banyak eksemplar, dan keduanya dicatat dengan cara berbeda.

Sebelum memulai

Siapkan data dari buku yang ada di tangan:

• judul, penulis, penerbit, dan tahun terbit,
• ISBN bila ada,
• nomor klasifikasi,
• lokasi rak,
• kondisi buku.

Langkah di ASIS

1. Buka menu Buku di ruang kerja Perpustakaan, lalu cari judul atau ISBN-nya. Periksa duplikasi dulu sebelum membuat catatan baru.
2. Tambahkan data bibliografi langsung dari buku sumber, bukan dari ingatan. Tulis nama penulis dan kategori dengan format yang konsisten agar pencarian tidak terpecah.
3. Catat jumlah atau identitas eksemplar sesuai alur yang tersedia di sistem.
4. Buka kembali detail buku dan uji pencariannya di katalog.

Daftar katalog buku di modul Perpustakaan ASIS: judul, pengarang, penerbit, klasifikasi DDC, dan lokasi rak.

Periksa hasilnya

Judul mudah ditemukan lewat pencarian, identitasnya benar, dan jumlah eksemplar di sistem sama dengan stok fisik di rak. Jika ketiganya terpenuhi, katalogisasi buku perpustakaan untuk kiriman itu selesai.

Jika hasil belum sesuai

Bila judul ternyata sudah ada, cukup perbarui datanya atau tambahkan eksemplar sesuai kebijakan perpustakaan. Jangan membuat judul duplikat hanya karena sampul cetakannya berbeda.

Sebagai pelengkap koleksi fisik, murid dan guru juga dapat membaca buku pelajaran pemerintah (BSE/SIBI) secara digital lewat Pustaka ASIS dengan akun yang sama.

Langkah lengkap: Cara Menambahkan Buku ke Katalog Perpustakaan ASIS

Tips mempercepat katalogisasi

Kerjakan per kiriman

Jangan menunggu semua buku terkumpul. Katalogkan setiap kiriman yang datang, walaupun hanya sepuluh judul.

Mulai dari buku yang paling sering dicari

Untuk perpustakaan yang belum pernah dikatalogkan, prioritaskan buku paket dan bacaan populer. Buku lama yang jarang dipinjam bisa menyusul.

Libatkan murid petugas perpustakaan

Murid kelas atas bisa membantu menyalin data dari halaman judul ke formulir, lalu pustakawan memeriksa dan menyimpannya.

Satu judul dengan banyak eksemplar dicatat sekali

Tambahkan eksemplar pada judul yang sudah ada, jangan membuat entri judul baru. Ini menjaga katalog tetap bersih.

Kesalahan umum

• Membuat entri baru untuk setiap eksemplar, sehingga satu judul muncul puluhan kali.
• Mengisi tahun terbit dari tahun cetak ulang tanpa catatan.
• Tidak mencatat sumber perolehan, padahal diperlukan untuk laporan dana.
• Menulis nama pengarang dengan format berbeda-beda.
• Meletakkan buku di rak sebelum dikatalogkan, lalu lupa.

Cara manual bagi sekolah tanpa aplikasi

Katalogisasi buku perpustakaan bisa dimulai dengan lembar kerja:

1. Buat lembar "Judul" dengan kolom data bibliografi pada tabel di atas.
2. Buat lembar "Eksemplar" dengan kolom kode eksemplar, kode judul, kondisi, dan lokasi.
3. Beri kode eksemplar berurutan, lalu tulis kode itu di buku.
4. Gunakan fitur filter untuk mencari buku berdasarkan judul atau subjek.
5. Cetak daftar koleksi per subjek dan letakkan di meja layanan.

Cara ini cukup untuk perpustakaan kecil, tetapi peminjaman tetap harus dicatat terpisah dan murid tidak bisa mencari katalog dari luar perpustakaan.

Contoh alur kerja satu kiriman buku

Misalkan sekolah menerima 25 judul buku bacaan dari pembelian dana BOSP, masing-masing 2 eksemplar. Pustakawan bisa membagi pekerjaan menjadi tiga sesi pendek.

Sesi pertama, buku dicocokkan dengan faktur atau berita acara serah terima, lalu diberi cap perpustakaan. Sesi kedua, data bibliografi setiap judul dimasukkan ke katalog beserta dua eksemplarnya, sumber perolehan "pembelian BOSP", dan tahun anggaran. Sesi ketiga, buku diberi label nomor panggil dan diletakkan di rak sesuai klasifikasi.

Dalam satu minggu, seluruh kiriman sudah bisa dicari dan dipinjam. Bandingkan dengan kebiasaan lama: buku menunggu di kardus sampai akhir semester. Katalogisasi buku perpustakaan yang dikerjakan sedikit demi sedikit tetapi rutin jauh lebih ringan daripada mengerjakan ratusan judul sekaligus.

Pembagian sesi ini juga memudahkan pelibatan murid petugas perpustakaan pada sesi pertama dan ketiga, sementara pustakawan fokus pada sesi kedua yang memerlukan ketelitian.

Daftar periksa katalogisasi

• Data bibliografi diambil dari halaman judul dan halaman hak cipta.
• Nomor klasifikasi sudah ditentukan.
• Setiap eksemplar punya kode unik.
• Sumber perolehan tercatat.
• Buku sudah bisa dicari di katalog sebelum ditaruh di rak.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya katalogisasi dan inventarisasi?

Inventarisasi mencatat buku sebagai aset, biasanya di buku induk. Katalogisasi mendeskripsikan buku agar mudah ditemukan. Keduanya saling melengkapi.

Apakah perpustakaan SD wajib memakai DDC?

Banyak perpustakaan memakai DDC karena umum dikenal. Perpustakaan kecil bisa memakai klasifikasi sederhana, asalkan konsisten.

Bagaimana mencatat buku tanpa ISBN?

Kosongkan kolom ISBN dan lengkapi data lain seperti penerbit dan tahun. Buku terbitan sekolah atau hadiah sering tidak memiliki ISBN.

Apakah buku paket harus dikatalogkan?

Sebaiknya ya, terutama bila dipinjamkan kepada murid. Dengan begitu jelas siapa memegang eksemplar mana.

Apakah buku digital di Pustaka ASIS perlu dikatalogkan?

Tidak perlu. Buku digital di Pustaka ASIS sudah tersedia untuk dibaca dengan akun ASIS.

ASIS: Koleksi yang Tercatat adalah Koleksi yang Terpakai

Buku yang tidak tercatat jarang dipinjam. Akar masalahnya adalah pencatatan manual yang berat bagi guru yang merangkap pustakawan, sehingga katalog selalu tertinggal dari koleksi.

Modul perpustakaan ASIS membantu katalogisasi buku perpustakaan, lalu memakai data yang sama untuk peminjaman, kartu, dan statistik. Murid dan guru juga mendapat akses ke Pustaka ASIS berisi buku pelajaran pemerintah dalam akun yang sama. Langkah rinci ada di Panduan Perpustakaan Digital ASIS di asis.id.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Mulai tata perpustakaan di asis.id.