Kartu Siswa: Isi, Ukuran, Desain, dan Cara Mencetaknya

Kartu siswa adalah kartu identitas yang diterbitkan sekolah untuk setiap siswa, berisi foto, nama, nomor induk, dan informasi sekolah. Di banyak sekolah, kartu siswa juga dipakai untuk presensi lewat pindai QR, meminjam buku di perpustakaan, masuk ke kegiatan sekolah, dan sebagai identitas saat siswa mengikuti lomba atau ujian di luar sekolah.

Panduan ini membahas langkah praktis membuat kartu identitas murid: data yang perlu dan tidak perlu dicantumkan, ukuran standar, tips desain, pilihan bahan, penambahan QR, cara mencetak, dan prosedur bila kartu hilang. Bila Bapak/Ibu tertarik pada versi digital, artikel "Kartu Pelajar Digital QR Code: Presensi dan Perpustakaan" membahasnya lebih jauh.

Fungsi kartu identitas sekolah

Semakin banyak fungsi, semakin penting kartu dibuat tahan lama dan datanya akurat.

Data yang dicantumkan

Sebaiknya ada

• Logo dan nama sekolah.
• Foto siswa terbaru.
• Nama lengkap sesuai data resmi.
• Nomor induk sekolah dan NISN.
• Kelas atau tahun masuk.
• Masa berlaku.
• Kode QR atau kode batang untuk presensi dan perpustakaan.
• Alamat dan nomor telepon sekolah di bagian belakang, agar kartu yang ditemukan bisa dikembalikan.

Sebaiknya tidak dicantumkan

• Alamat rumah lengkap siswa.
• Nomor telepon pribadi siswa atau orang tua.
• NIK atau nomor kartu keluarga.
• Tanggal lahir lengkap, bila tidak benar-benar dibutuhkan.

Kartu bisa hilang atau difoto orang lain. Data yang tidak perlu sebaiknya tidak dicetak untuk melindungi siswa.

Ukuran dan tata letak

Ukuran yang paling umum adalah ukuran kartu ATM atau kartu identitas standar, yaitu sekitar 85,6 x 54 mm. Ukuran ini muat di dompet, tempat kartu, dan tali gantungan.

Pilih orientasi:

• Horizontal: cocok bila kartu disimpan di dompet.
• Vertikal: cocok bila kartu digantung di leher dengan tali.

Contoh tata letak bagian depan vertikal:

Bagian belakang bisa memuat alamat sekolah, tata tertib singkat penggunaan kartu, dan kalimat "Bila menemukan kartu ini, mohon dikembalikan ke alamat sekolah di atas."

Tips desain

• Kontras tinggi. Teks gelap di latar terang agar mudah dibaca.
• Huruf cukup besar. Nama minimal setara 9–10 pt saat dicetak.
• Foto seragam. Latar foto sama, misalnya merah atau biru, dan ukuran wajah konsisten.
• Area QR bersih. Jangan letakkan QR di atas gambar latar yang ramai, dan beri ruang kosong di sekelilingnya agar mudah dipindai.
• Warna per jenjang atau angkatan. Memudahkan guru piket mengenali siswa.
• Hindari terlalu banyak hiasan. Kartu adalah identitas, bukan poster.

Pilihan bahan

Untuk kartu yang dipindai setiap hari selama tiga tahun, PVC biasanya lebih hemat dalam jangka panjang karena jarang perlu diganti.

Menambahkan QR untuk presensi

QR pada kartu sebaiknya berisi kode unik yang dikenali aplikasi sekolah, bukan data pribadi yang terbaca siapa saja. Langkah umumnya:

1. Data siswa dimasukkan ke aplikasi sekolah.
2. Aplikasi menghasilkan QR unik per siswa.
3. QR dimasukkan ke desain kartu sebelum dicetak.
4. Uji pindai beberapa kartu contoh sebelum mencetak massal.

Pastikan QR dicetak cukup besar dan tajam. QR yang buram atau terlalu kecil akan memperlambat antrean di gerbang.

Cara mencetak

Cetak sendiri

Cocok untuk sekolah kecil. Siapkan printer, kertas foto atau kertas khusus kartu, pemotong, dan mesin laminasi. Kekurangannya, hasil kurang seragam dan memakan waktu TU.

Jasa cetak

Kirim file desain dan data siswa ke jasa cetak kartu PVC. Pilih jasa yang bisa menjaga kerahasiaan data dan minta file dihapus setelah selesai.

Jadwal cetak

Prosedur kartu hilang atau rusak

1. Siswa melapor ke wali kelas atau TU.
2. TU menonaktifkan kode lama di aplikasi agar tidak disalahgunakan.
3. Kartu baru dicetak dengan kode baru.
4. Sekolah menentukan apakah penggantian dikenai biaya cetak; tulis aturannya sejak awal.
5. Selama menunggu, guru piket mencatat presensi siswa secara manual di aplikasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya kartu siswa dan kartu pelajar?

Dalam praktik keduanya sering dipakai untuk hal yang sama, yaitu kartu identitas siswa yang diterbitkan sekolah.

Berapa lama masa berlaku kartu siswa?

Umumnya selama siswa bersekolah di jenjang itu, misalnya tiga tahun untuk SMP. Tuliskan tahun berakhir di kartu.

Apakah kartu siswa wajib dibawa setiap hari?

Bila dipakai untuk presensi, ya. Sampaikan aturan ini kepada siswa dan orang tua di awal tahun.

Bolehkah foto diambil dari HP?

Boleh, asalkan pencahayaan baik, latar seragam, dan resolusi cukup untuk dicetak.

Apakah perlu tali gantungan?

Tidak wajib, tetapi tali dan tempat kartu membantu siswa SD agar kartu tidak mudah hilang.

ASIS: Kartu Siswa yang Tersambung ke Presensi dan Perpustakaan

Akar masalah kartu siswa sering bukan pada desainnya, melainkan pada data di baliknya. Kartu dicetak dari data yang diketik ulang, lalu presensi dan perpustakaan memakai daftar terpisah.

Di ASIS, data siswa yang sama dipakai untuk presensi lewat pindai QR atau pengenalan wajah, perpustakaan, UKS, kantin dan koperasi, sesuai prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Data awal bisa diimpor dari file ekspor Dapodik atau EMIS, dan siswa yang lupa kartu tetap bisa dicatat lewat pengenalan wajah atau oleh guru piket. Orang tua menerima kabar kehadiran lewat notifikasi aplikasi gratis tanpa batas dengan jam tenang.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.