Kartu Peserta Didik: Fungsi, Isi Data, dan Aturan Pakai

Kartu peserta didik adalah kartu identitas yang dikeluarkan sekolah untuk setiap peserta didik aktif. Dulu fungsinya hanya tanda pengenal. Sekarang, terutama bila memuat kode QR, kartu ini menjadi kunci berbagai layanan: presensi pagi, peminjaman buku perpustakaan, masuk ruang ujian, hingga transaksi di kantin sekolah. Artikel ini membahas fungsi kartu peserta didik, data apa yang sebaiknya dicantumkan, aturan pemakaian, dan tugas wali kelas dalam mengelolanya.

Untuk urusan desain, ukuran, dan teknik mencetak, Bapak/Ibu bisa membaca "Kartu Siswa: Isi, Ukuran, Desain, dan Cara Mencetaknya" serta "Cetak Kartu Pelajar QR: Cara Memeriksa dan Mencetaknya". Artikel ini fokus pada fungsi dan aturan.

Masalah yang sering ditemui wali kelas

Di awal tahun, kartu dibagikan. Tiga bulan kemudian, sebagian peserta didik lupa membawa, sebagian kartunya patah, dan ada yang hilang tanpa lapor. Ketika presensi QR dijalankan, antrean memanjang karena operator harus mencari nama satu per satu. Di perpustakaan, petugas mencatat manual karena kartu tidak dibawa.

Masalah lain lebih serius: ada sekolah yang mencetak alamat rumah lengkap dan nomor HP orang tua di kartu. Ketika kartu jatuh di jalan, data pribadi anak ikut tersebar.

Fungsi kartu peserta didik di sekolah

Fungsi-fungsi ini hanya berjalan bila kartu dibawa setiap hari. Karena itu aturan pemakaian sama pentingnya dengan desain.

Data yang perlu dan tidak perlu dicantumkan

Prinsipnya: cantumkan data seperlunya untuk identifikasi, bukan semua data yang dimiliki sekolah.

Perlu dicantumkan:

• Nama lengkap peserta didik.
• Nomor induk sekolah (NIS) dan, bila diperlukan, NISN.
• Foto terbaru.
• Nama dan alamat sekolah beserta nomor telepon sekolah.
• Masa berlaku kartu.
• Kode QR yang terhubung ke data di sistem sekolah.

Sebaiknya tidak dicantumkan:

• Alamat rumah lengkap.
• Nomor HP orang tua.
• NIK atau nomor KK.
• Tanggal lahir lengkap bila tidak diperlukan.

UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menggolongkan data anak sebagai data pribadi spesifik. Data yang tidak tercetak di kartu tetap bisa diakses petugas berwenang melalui sistem sekolah ketika dibutuhkan.

Mengapa kode QR lebih aman daripada mencetak banyak data

Kode QR yang baik tidak menyimpan alamat atau nomor HP di dalamnya. Ia hanya berisi kode unik yang dibaca oleh sistem sekolah. Jika kartu jatuh dan dipindai orang lain, mereka tidak mendapatkan data pribadi apa pun.

Aturan pemakaian kartu peserta didik

Contoh aturan sederhana yang bisa ditetapkan sekolah:

1. Kartu wajib dibawa setiap hari sekolah dan dikenakan atau disimpan di tempat yang mudah diambil.
2. Kartu tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain.
3. Kartu yang rusak atau hilang dilaporkan ke wali kelas paling lambat dua hari.
4. Penggantian kartu dilakukan melalui TU dengan prosedur yang ditetapkan sekolah.
5. Kartu dikembalikan atau dinonaktifkan ketika peserta didik pindah atau lulus.

Aturan ini sebaiknya disampaikan ke orang tua di awal tahun ajaran agar mereka ikut mengingatkan.

Tugas wali kelas

Wali kelas adalah orang yang paling dekat dengan masalah kartu sehari-hari.

• Membagikan dan mendata. Pastikan setiap peserta didik menerima kartu dan namanya benar.
• Memeriksa berkala. Misalnya setiap Senin, cek siapa yang tidak membawa kartu.
• Menerima laporan kartu hilang. Catat tanggal, lalu teruskan ke TU.
• Menyediakan alternatif sementara. Saat kartu belum diganti, presensi bisa dicatat manual oleh wali kelas atau lewat cara lain yang disediakan sistem sekolah.
• Menonaktifkan saat mutasi. Beri tahu operator bila ada peserta didik pindah agar kartu lamanya tidak bisa dipakai.

Contoh catatan kartu hilang

Menyiapkan pembagian kartu di awal tahun

Pembagian kartu yang tertib menghemat banyak waktu di bulan-bulan berikutnya. Beberapa langkah yang bisa dilakukan wali kelas bersama operator:

1. Cocokkan daftar nama di sistem dengan daftar hadir kelas sebelum kartu dicetak.
2. Pastikan foto setiap anak sudah tersedia dan jelas wajahnya.
3. Bagikan kartu di kelas, minta peserta didik memeriksa ejaan namanya sendiri.
4. Lakukan uji pindai bersama pada hari pertama agar kartu yang gagal terbaca segera diketahui.
5. Kirim pengumuman ke orang tua berisi aturan pemakaian dan prosedur kartu hilang.

Untuk kelas rendah di SD, kartu bisa disimpan di loker atau map kelas dan dibagikan saat presensi, sehingga risiko hilang di jalan berkurang.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mencetak data pribadi berlebihan di kartu.
• Tidak menonaktifkan kartu lama setelah pemiliknya pindah sekolah.
• Tidak ada prosedur pengganti, sehingga peserta didik tanpa kartu tidak tercatat hadir.
• Foto tidak diperbarui bertahun-tahun.

Checklist kartu peserta didik

• Data di kartu sebatas yang diperlukan.
• Kode QR terhubung ke sistem sekolah, bukan berisi data pribadi.
• Masa berlaku tercantum.
• Aturan pemakaian sudah disampaikan ke peserta didik dan orang tua.
• Prosedur kartu hilang dan penggantian jelas.
• Kartu dinonaktifkan saat mutasi atau lulus.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kartu peserta didik sama dengan kartu pelajar?

Secara fungsi umumnya sama, yaitu identitas yang diterbitkan sekolah. Penamaannya berbeda-beda di tiap sekolah.

Apakah boleh mencantumkan nomor HP orang tua di kartu?

Sebaiknya tidak. Cantumkan nomor telepon sekolah. Data orang tua cukup tersimpan di sistem sekolah.

Bagaimana jika peserta didik lupa membawa kartu?

Sediakan cara pencatatan alternatif oleh wali kelas atau petugas, lalu ingatkan peserta didik. Jangan sampai ia tercatat tidak hadir hanya karena lupa kartu.

Berapa lama masa berlaku kartu?

Banyak sekolah menetapkan sampai peserta didik lulus dari jenjang tersebut. Bila foto cepat berubah, misalnya di SD, sebagian sekolah memperbaruinya di tengah jenjang.

Apakah kartu digital di ponsel bisa menggantikan kartu fisik?

Bisa melengkapi, tetapi tidak semua peserta didik membawa ponsel ke sekolah. Kartu fisik tetap dibutuhkan untuk presensi dan perpustakaan.

ASIS: Kartu yang Terhubung ke Presensi dan Layanan

Akar masalah kartu peserta didik yang tidak berguna adalah kartu yang berdiri sendiri: dicetak sekali, tetapi tidak terhubung ke presensi, perpustakaan, atau data mutasi.

Di ASIS, kartu pelajar ber-QR terhubung ke profil murid. Kode yang sama dipakai untuk presensi pindai QR, peminjaman di modul perpustakaan, dan layanan lain sesuai modul yang diaktifkan. Sekolah juga bisa memakai presensi pengenalan wajah sebagai alternatif. Orang tua menerima kabar kehadiran lewat notifikasi aplikasi yang gratis tanpa batas.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.