Aturan dan Prosedur Cuti Guru serta Format Pengajuannya

Cuti guru adalah izin tidak masuk kerja dalam jangka waktu tertentu yang diberikan sesuai aturan kepegawaian. Bagi guru ASN, jenis dan prosedur cuti mengikuti ketentuan manajemen ASN yang berlaku. Bagi guru di sekolah swasta, cuti mengikuti peraturan yayasan, perjanjian kerja, dan ketentuan ketenagakerjaan. Tugas Kepala Sekolah adalah memastikan pengajuan tertib, pembelajaran tidak terhenti, dan semua tercatat. Panduan ini membahas jenis cuti yang umum, alur pengajuan, contoh surat, serta cara mengatur guru pengganti.

Catatan: rincian lama cuti, syarat, dan pejabat yang berwenang dapat berubah mengikuti regulasi terbaru. Rujuk ketentuan kepegawaian yang berlaku, BKD atau dinas pendidikan setempat, dan peraturan yayasan.

Jenis cuti yang umum dikenal

Untuk guru ASN

Dalam ketentuan manajemen ASN, dikenal beberapa jenis cuti, antara lain:

Jenis cuti	Gambaran umum
Cuti tahunan	Hak cuti rutin setiap tahun. Bagi guru, libur sekolah umumnya diperhitungkan sebagai pengganti cuti tahunan sesuai ketentuan
Cuti sakit	Untuk guru yang sakit, disertai surat keterangan dokter sesuai lama sakit
Cuti melahirkan	Untuk guru perempuan yang melahirkan
Cuti karena alasan penting	Misalnya keluarga inti sakit keras atau meninggal dunia, atau keperluan mendesak lain sesuai ketentuan
Cuti besar	Cuti panjang setelah masa kerja tertentu, misalnya untuk ibadah haji
Cuti di luar tanggungan negara	Cuti panjang tanpa penghasilan untuk alasan tertentu dan dengan persetujuan pejabat berwenang

Karena guru mendapat libur sekolah, pengajuan cuti tahunan di luar masa libur biasanya lebih terbatas. Kepala Sekolah perlu memahami aturan ini agar tidak salah memberi izin.

Untuk guru swasta

Sekolah swasta sebaiknya memiliki peraturan kepegawaian yayasan yang mengatur cuti secara tertulis, minimal:

cuti sakit dan syarat surat keterangan dokter,
cuti melahirkan dan cuti bagi suami saat istri melahirkan,
cuti karena keluarga meninggal atau menikah,
cuti ibadah,
dampak cuti terhadap gaji dan tunjangan.

Ketentuan yayasan tidak boleh lebih rendah dari hak minimum menurut ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

Alur pengajuan cuti di sekolah

Guru mengajukan permohonan tertulis kepada Kepala Sekolah, sedini mungkin untuk cuti yang bisa direncanakan, misalnya melahirkan atau ibadah.
Guru menyiapkan bahan ajar untuk masa cuti: rencana materi, tugas, dan asesmen.
Kepala Sekolah menimbang dampak terhadap pembelajaran dan menyiapkan guru pengganti.
Persetujuan atau penerusan. Untuk guru ASN, Kepala Sekolah meneruskan ke pejabat yang berwenang sesuai jenis cuti dan ketentuan setempat. Untuk guru swasta, persetujuan sesuai peraturan yayasan.
Pencatatan. TU mencatat jenis, tanggal mulai, tanggal selesai, dan guru pengganti di buku atau sistem kepegawaian.
Kembali bertugas. Guru melapor kepada Kepala Sekolah dan menerima catatan perkembangan kelas dari guru pengganti.

Untuk cuti sakit mendadak, guru cukup memberi kabar secepatnya, lalu melengkapi surat keterangan dokter setelah kembali atau sesuai ketentuan.

Contoh format surat permohonan cuti

Perihal: Permohonan Cuti

Kepada Yth. Kepala SMP Negeri 2 Sukamulya di tempat

Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Dewi Lestari, S.Pd.
NIP/NIY: (diisi sesuai data)
Jabatan: Guru Bahasa Indonesia
Unit kerja: SMP Negeri 2 Sukamulya

Dengan ini mengajukan permohonan cuti melahirkan selama masa yang ditetapkan ketentuan, terhitung mulai tanggal 2 November 2026. Selama menjalankan cuti, saya dapat dihubungi di alamat dan kontak yang tercatat di sekolah.

Sebagai bahan pertimbangan, saya telah menyiapkan rencana pembelajaran dan tugas untuk kelas VIII A sampai VIII D selama masa cuti.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya, (tanda tangan) Dewi Lestari, S.Pd.

Lampiran: surat keterangan dokter atau bidan, rencana pembelajaran selama cuti.

Mengatur guru pengganti

Masalah terbesar cuti guru bukan pada surat, tetapi pada kelas yang ditinggalkan. Beberapa pilihan:

Pilihan	Kelebihan	Perhatian
Guru serumpun di sekolah	Paham murid dan materi	Beban mengajar bertambah
Pembagian ke beberapa guru	Beban tersebar	Perlu koordinasi materi
Guru tamu atau honorer sementara	Kelas tertangani penuh	Perlu anggaran dan proses sesuai ketentuan
Penyesuaian jadwal sementara	Cepat	Pastikan jam belajar murid tidak hilang

Apa pun pilihannya, guru pengganti perlu menerima rencana materi, daftar murid, catatan murid yang butuh perhatian khusus, dan akses ke nilai sementara.

Menyusun kebijakan cuti tertulis di sekolah

Agar setiap pengajuan diperlakukan sama, Kepala Sekolah bisa menyusun prosedur internal satu halaman yang memuat batas waktu pengajuan untuk cuti terencana, dokumen yang wajib dilampirkan, siapa yang menunjuk guru pengganti, dan cara pencatatan di TU. Sosialisasikan prosedur ini dalam rapat awal tahun dan simpan di tempat yang mudah diakses guru. Prosedur tertulis melindungi guru dari keputusan yang terasa pilih kasih, sekaligus melindungi Kepala Sekolah ketika ada pertanyaan dari pengawas atau yayasan tentang pengelolaan cuti guru.

Kesalahan umum

Cuti disetujui lisan tanpa dokumen, lalu bermasalah saat pemeriksaan kehadiran.
Kelas dibiarkan kosong karena tidak ada guru pengganti yang ditunjuk.
Data cuti tidak dicatat sehingga rekap kehadiran pegawai tidak sesuai.
Kepala Sekolah tidak memahami pejabat yang berwenang untuk jenis cuti tertentu.

Daftar cek Kepala Sekolah

Permohonan tertulis dan lampiran lengkap
Jenis cuti sesuai ketentuan
Guru pengganti dan jadwal sudah ditetapkan
Bahan ajar selama cuti tersedia
Pengajuan diteruskan ke pejabat berwenang bila perlu
Cuti tercatat di data kepegawaian dan presensi

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah guru ASN punya cuti tahunan?

Ada, tetapi bagi guru yang mendapat libur sekolah, libur tersebut umumnya diperhitungkan sebagai pengganti cuti tahunan sesuai ketentuan. Rujuk aturan manajemen ASN yang berlaku.

Siapa yang menyetujui cuti guru?

Tergantung jenis cuti dan status kepegawaian. Untuk guru ASN, sebagian cuti perlu persetujuan pejabat yang berwenang di atas Kepala Sekolah. Untuk guru swasta, mengikuti peraturan yayasan.

Berapa lama cuti melahirkan untuk guru?

Lama cuti melahirkan mengikuti ketentuan yang berlaku untuk ASN atau ketenagakerjaan untuk guru swasta. Periksa aturan terbaru karena bisa berubah.

Apakah gaji tetap dibayar selama cuti?

Untuk sebagian besar jenis cuti, penghasilan tetap dibayar sesuai ketentuan. Cuti di luar tanggungan negara atau cuti tanpa upah di yayasan merupakan pengecualian.

Bagaimana jika guru sakit mendadak?

Guru memberi kabar secepatnya, Kepala Sekolah menunjuk guru pengganti hari itu, lalu guru melengkapi surat keterangan dokter sesuai ketentuan.

ASIS: Cuti, Presensi, dan Jadwal Pengganti Tercatat dalam Satu Sistem

Di banyak sekolah, cuti guru dicatat di buku TU, presensi pegawai di mesin terpisah, dan perubahan jadwal diumumkan lisan. Akibatnya, rekap kehadiran tidak cocok dengan data cuti, dan murid kadang mendapati kelasnya kosong.

ASIS menyatukan data kepegawaian sekolah. Presensi pegawai lewat pindai QR atau pengenalan wajah tercatat otomatis, modul penggajian membantu Bendahara menghitung gaji dari data yang sama, dan generator jadwal pelajaran membantu menyusun jadwal tanpa bentrok ketika ada guru pengganti. Pemberitahuan perubahan jadwal bisa dikirim lewat notifikasi aplikasi, dan surat atau SK terkait bisa dikelola di modul surat. Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.