Cara Mengisi Tracer Study Alumni dan Memperbaruinya

Cara mengisi tracer study sebenarnya sederhana: alumni masuk ke akunnya, mengisi status saat ini (bekerja, kuliah, berwirausaha, atau belum berkegiatan), lalu menambahkan detail dan masukan untuk sekolah. Tantangannya ada di dua hal: alumni enggan mengisi, dan data yang sudah diisi jarang diperbarui ketika alumni pindah kerja atau lulus kuliah. ASIS menyediakan fitur tracer study yang memungkinkan alumni memperbarui datanya sendiri. Artikel ini ditujukan untuk sekolah dan alumni: apa yang diisi, alur umum pengisian dan pembaruan di ASIS, contoh pengisian, cara sekolah menaikkan respons, kesalahan umum, dan alternatif manual.

Masalah yang sering terjadi

Guru BKK sebuah SMA mengirim tautan kuesioner tracer study ke grup angkatan. Dalam sepekan, hanya 30 dari 200 alumni yang mengisi. Setahun kemudian, data itu sudah usang: sebagian alumni yang tadinya "belum bekerja" kini sudah bekerja, dan yang tadinya kuliah sudah pindah kampus. Sekolah harus mengirim kuesioner baru dari awal.

Masalahnya bukan pada kuesioner, tetapi pada cara pengisian yang tidak berkelanjutan. Karena itu, cara mengisi tracer study yang baik dirancang agar alumni bisa kembali memperbarui datanya kapan saja, bukan mengisi formulir baru setiap tahun.

Mengapa pembaruan data penting

• Status lulusan berubah cepat, terutama di tahun-tahun awal setelah lulus.
• Data terkini membantu adik kelas: mereka bisa melihat ke mana kakak kelas melanjutkan.
• Mitra industri dan BKK membutuhkan data alumni yang akurat untuk penyaluran kerja.
• Sekolah bisa mengukur masa tunggu dan perkembangan karier lulusan dari waktu ke waktu.

Data yang biasanya diminta

Isi kuesioner bisa berbeda antarsekolah. Ikuti formulir yang disediakan sekolah.

Langkah memperbarui tracer study di ASIS

Panduan ASIS menyebut bahwa kondisi alumni bisa berubah, sehingga tracer study sebaiknya mencatat keadaan terbaru lengkap dengan tanggal pembaruan dan persetujuan alumni.

Sebelum memulai

Pastikan akun alumni sudah terverifikasi, siapkan informasi terbaru, dan pahami kebijakan sekolah tentang penggunaan data.

Langkah di ASIS

1. Masuk ke portal alumni. Buka data tracer study milik sendiri.
2. Ubah yang berubah saja. Periksa jawaban lama, lalu perbarui bagian yang berubah, misalnya pekerjaan atau pendidikan lanjut.
3. Tinjau privasi dan kontak. Periksa kembali pilihan privasi dan informasi kontak sebelum menyimpan.
4. Cek ringkasan. Buka ringkasan untuk memastikan pembaruan tercatat. Petugas sekolah membaca rekapnya sesuai periode.

Periksa hasilnya

Respons terbaru tetap terhubung dengan satu alumni dan tidak memunculkan identitas ganda di rekap.

Jika hasil belum sesuai

Bila data gagal disimpan, periksa isian wajib dan status akun. Jangan membuat akun alumni kedua.

Langkah lengkap: Cara Memperbarui Tracer Study Alumni

Contoh pengisian

Alumni A (lulus 2025, SMK Akuntansi):

• Status: bekerja sambil kuliah
• Pekerjaan: staf administrasi keuangan di perusahaan distribusi, mulai Agustus 2025
• Studi: kuliah kelas karyawan, program studi Akuntansi
• Kesesuaian: sesuai
• Masukan: "Perlu lebih banyak latihan memakai aplikasi akuntansi dan lembar kerja tingkat lanjut."

Alumni B (lulus 2025, SMA):

• Status: kuliah
• Studi: program studi Pendidikan Biologi, masuk 2025
• Masukan: "Bimbingan memilih program studi sebaiknya dimulai sejak kelas XI."

Contoh ini fiktif dan hanya menggambarkan cara pengisian yang informatif.

Cara sekolah menaikkan respons

Mulai sebelum lulus

Pastikan setiap murid kelas akhir memiliki kontak aktif dan tahu bahwa ia akan diminta mengisi tracer study. Jelaskan manfaatnya bagi adik kelas.

Permudah akses

Alumni lebih mau mengisi bila cukup masuk ke akun yang sama, tanpa formulir baru setiap tahun.

Kirim pengingat berkala

Pengingat lewat notifikasi aplikasi atau pesan WhatsApp sekolah, misalnya enam bulan dan satu tahun setelah lulus.

Libatkan pengurus angkatan

Ketua angkatan atau pengurus ikatan alumni bisa membantu mengajak teman-temannya.

Tunjukkan hasilnya

Bagikan ringkasan hasil kepada alumni, misalnya "berkat data kalian, sekolah menambah pelatihan aplikasi akuntansi". Alumni merasa datanya berarti.

Jadwal pengingat yang disarankan

Panduan singkat untuk dibagikan ke alumni

Banyak alumni tidak mengisi karena ragu harus memilih status apa. Bagikan panduan singkat berikut bersama pengingat:

• Bekerja sambil kuliah? Pilih status yang menggabungkan keduanya bila tersedia, atau pilih status utama lalu jelaskan di detail.
• Kerja lepas atau magang? Tulis sebagai bekerja dengan keterangan jenis pekerjaannya.
• Membantu usaha keluarga? Bisa dicatat sebagai wirausaha atau bekerja, sesuai keterlibatan.
• Sedang mempersiapkan seleksi kuliah atau kerja? Pilih belum berkegiatan dan sebutkan rencananya di masukan.

Panduan seperti ini membuat cara mengisi tracer study lebih jelas, sehingga data yang masuk lebih seragam dan mudah dibaca sekolah.

Kesalahan umum

• Kuesioner terlalu panjang sehingga alumni berhenti di tengah.
• Formulir baru setiap tahun, data lama tidak tersambung.
• Pertanyaan penghasilan dibuat wajib.
• Tidak ada pengingat setelah pengiriman pertama.
• Hasil tidak pernah dibagikan kembali ke alumni.

Bila sekolah belum memakai aplikasi

Sekolah tetap bisa mengelola tracer study dengan:

1. Formulir daring sederhana dengan pertanyaan inti, maksimal sekitar 10 pertanyaan.
2. Lembar kerja induk alumni yang menyimpan nomor induk, angkatan, jurusan, dan status terakhir.
3. Pencocokan hasil formulir baru ke lembar induk setiap periode.
4. Kolom tanggal pembaruan untuk mengetahui data mana yang sudah usang.

Kelemahannya, pencocokan manual memakan waktu dan rawan duplikasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama cara mengisi tracer study ini dilakukan oleh alumni?

Biasanya sekitar lima sampai sepuluh menit bila pertanyaannya ringkas.

Apakah alumni wajib mengisi data penghasilan?

Tidak wajib. Pertanyaan penghasilan sebaiknya opsional dan berbentuk rentang.

Bagaimana jika status saya berubah setelah mengisi?

Perbarui data di akun alumni. Pembaruan membantu sekolah mencatat perjalanan karier lulusan.

Apakah data tracer study saya aman?

Sekolah menyajikan hasil tracer study secara agregat dalam laporan. Data individu hanya diakses pihak yang berwenang seperti BKK, sesuai pengaturan peran.

Bagaimana bila saya belum punya akun alumni?

Klaim akun alumni terlebih dahulu, lalu tunggu verifikasi sekolah. Setelah itu tracer study bisa diisi.

ASIS: Data Alumni yang Hidup, Bukan Sekali Isi

Akar masalah tracer study yang usang adalah formulir sekali pakai: alumni mengisi sekali, lalu data berhenti diperbarui, dan sekolah harus mengulang dari awal setiap tahun.

ASIS menyediakan akun alumni yang tersambung dengan data murid selama bersekolah, sehingga alumni cukup memperbarui status di akun yang sama. Data tracer study, CV, lowongan BKK, dan mitra industri berada dalam satu tempat, dan pengingat bisa dikirim lewat notifikasi aplikasi gratis tanpa batas.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.