Cara Membuat Kartu Katalog Perpustakaan Sekolah

Saat akreditasi atau pemeriksaan perpustakaan, pertanyaan yang hampir selalu muncul adalah: mana buku induknya, apakah ada kartu katalog, dan bagaimana anggota terdaftar? Banyak pustakawan sekolah masih mengetik kartu katalog satu per satu di pengolah kata, padahal datanya sudah ada di daftar koleksi. Artikel ini menjelaskan cara membuat kartu katalog yang benar, sekaligus kartu anggota dan buku induk, lalu cara mencetak ketiganya dari data perpustakaan di ASIS. Bagi sekolah tanpa aplikasi, ada juga cara manualnya.

Tiga dokumen dasar perpustakaan

Dokumen	Fungsi	Isi pokok
Kartu katalog	Alat temu kembali, membantu pengguna menemukan buku	Nomor panggil, pengarang, judul, penerbitan, deskripsi fisik, subjek
Kartu anggota	Identitas peminjam	Nama, nomor anggota, kelas atau jabatan, masa berlaku
Buku induk	Daftar inventaris koleksi berdasarkan urutan masuk	Nomor induk, tanggal masuk, judul, pengarang, penerbit, sumber, harga atau keterangan

Ketiganya bersumber dari data yang sama: data koleksi dan data anggota. Jika data dasarnya sudah rapi, mencetak ketiganya tinggal soal format.

Isi kartu katalog yang benar

Kartu katalog konvensional berukuran sekitar 7,5 x 12,5 cm dan disusun di laci katalog. Susunannya umumnya seperti berikut:

Nomor panggil di pojok kiri atas: nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang, dan huruf pertama judul.
Tajuk entri: nama pengarang, ditulis nama belakang lebih dulu untuk pengarang tertentu sesuai kaidah yang dipakai.
Judul dan pernyataan tanggung jawab.
Impresum: tempat terbit, penerbit, tahun.
Deskripsi fisik: jumlah halaman, ilustrasi, ukuran.
Catatan dan ISBN bila ada.
Jejakan: subjek dan entri tambahan.

Perpustakaan biasanya menyusun tiga jenis kartu untuk satu judul: kartu pengarang, kartu judul, dan kartu subjek. Untuk perpustakaan sekolah yang kecil, cukup mulai dengan kartu judul dan kartu pengarang.

Untuk penjelasan label punggung buku, lihat artikel "Label Nomor Panggil Buku", dan untuk buku induk lebih rinci, lihat "Buku Induk Perpustakaan" di blog ASIS.

Langkah mencetak kartu dan buku induk di ASIS

Fitur cetak ini dibahas dalam Panduan Perpustakaan Digital ASIS. Dokumen cetak sepenuhnya bergantung pada kelengkapan katalog dan data anggota, sehingga panduan resminya meminta data sumber dibetulkan dulu sebelum mencetak banyak kartu sekaligus.

Sebelum memulai

Periksa data yang akan tercetak:

nama dan kelas anggota,
kode buku dan nomor klasifikasi,
lokasi rak,
identitas sekolah yang muncul di kop atau kartu.

Langkah di ASIS

Buka Laporan Perpustakaan, lalu pilih jenis dokumen: Buku Induk, Kartu Katalog, atau Kartu Anggota.
Atur filter dan tinjau beberapa halaman pratinjau. Misalnya hanya buku yang masuk bulan ini, atau hanya anggota satu angkatan.
Perbaiki kesalahan di data buku atau data anggota, lalu hasilkan ulang dokumen. Perbaikan dilakukan di sumbernya, bukan di hasil cetak.
Cetak dengan ukuran yang sesuai. Simpan berkas hasil cetak hanya di perangkat yang berwenang, karena kartu anggota memuat data pribadi.

Periksa hasilnya

Jumlah dan identitas pada hasil cetak harus cocok dengan katalog, daftar anggota, dan kondisi stok. Ambil beberapa kartu secara acak dan cocokkan dengan buku di rak.

Jika hasil belum sesuai

Bila kartu tercetak kosong atau namanya salah, periksa status anggota dan data sumbernya. Jangan menyunting PDF hasil cetak secara manual, karena kesalahan yang sama akan muncul lagi pada pencetakan berikutnya.

Bagi pustakawan yang bertanya tentang cara membuat kartu katalog tanpa mengetik ulang, inilah intinya: rapikan katalog sekali, lalu cetak kapan pun diperlukan.

Langkah lengkap: Cara Mencetak Kartu Katalog, Kartu Anggota, dan Buku Induk

Tips mencetak

Cetak per kelompok

Cetak kartu katalog setiap ada kiriman buku baru, bukan sekaligus setahun sekali. Kartu anggota dicetak per kelas di awal tahun ajaran.

Uji pada kertas biasa dulu

Sebelum memakai karton atau kertas khusus, cetak satu lembar di kertas biasa untuk memastikan ukuran pas.

Laminasi kartu anggota

Kartu anggota murid SD cepat rusak. Laminasi atau sampul plastik membuatnya awet satu tahun ajaran atau lebih.

Simpan buku induk cetak dan digital

Buku induk cetak berguna untuk pemeriksaan dan ditandatangani Kepala Sekolah, sedangkan data digital memudahkan pencarian.

Kesalahan umum

Mengetik ulang kartu katalog padahal data sudah ada di daftar koleksi.
Nomor panggil di kartu berbeda dengan label di punggung buku.
Kartu anggota tanpa masa berlaku, sehingga alumni masih memakainya.
Buku induk dicetak tidak berurutan nomor induknya.
Mencetak sebelum ejaan judul dan pengarang diperiksa.

Cara manual bila belum memakai aplikasi

Cara membuat kartu katalog secara manual:

Siapkan daftar koleksi di lembar kerja dengan kolom sesuai isi kartu.
Gunakan fitur gabung surat (mail merge) di pengolah kata untuk menarik data ke templat kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm.
Lakukan hal yang sama untuk kartu anggota dari daftar murid per kelas.
Untuk buku induk, urutkan lembar kerja berdasarkan nomor induk, atur kop dan kolom, lalu cetak dalam orientasi lanskap.
Simpan templat agar bisa dipakai lagi.

Gabung surat sangat membantu, tetapi data koleksi dan data murid tetap harus diperbarui di dua tempat terpisah.

Kapan setiap dokumen dicetak

Agar pekerjaan tidak menumpuk, atur jadwal cetak sepanjang tahun ajaran:

Waktu	Dokumen	Keterangan
Awal tahun ajaran	Kartu anggota murid baru	Cetak per kelas setelah data rombel final
Setiap kiriman buku	Kartu katalog dan label	Bersamaan dengan katalogisasi
Akhir semester	Buku induk periode berjalan	Untuk ditandatangani dan diarsipkan
Saat ada pegawai baru	Kartu anggota guru atau pegawai	Bersamaan dengan pembuatan akun
Bila kartu hilang	Cetak ulang kartu anggota	Nomor anggota tetap sama

Jadwal ini membuat cara membuat kartu katalog dan dokumen lain menjadi rutinitas kecil, bukan proyek besar menjelang pemeriksaan. Pustakawan cukup memastikan data di katalog dan daftar anggota selalu mutakhir, karena semua dokumen cetak berasal dari sana.

Daftar periksa sebelum mencetak

Nomor panggil sesuai label buku.
Ejaan judul dan pengarang sudah diperiksa.
Data anggota sesuai kelas tahun ajaran berjalan.
Ukuran kertas dan margin sudah diuji.
Buku induk berurutan dan lengkap.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kartu katalog masih diperlukan jika sudah ada katalog digital?

Katalog digital sudah menjadi alat temu kembali utama. Namun sebagian sekolah tetap mencetak kartu untuk kebutuhan administrasi atau penilaian. Sesuaikan dengan kebutuhan.

Apa bedanya buku induk dan kartu katalog?

Buku induk mencatat koleksi sebagai inventaris berdasarkan urutan masuk. Kartu katalog membantu pengguna menemukan buku berdasarkan pengarang, judul, atau subjek.

Berapa ukuran kartu katalog standar?

Ukuran yang lazim dipakai sekitar 7,5 x 12,5 cm.

Apakah kartu anggota guru berbeda dengan murid?

Isinya mirip, tetapi kelas diganti jabatan atau mapel. Banyak sekolah memberi warna berbeda agar mudah dikenali.

Bagaimana jika murid kehilangan kartu anggota?

Cetak ulang dari data yang sama. Nomor anggota tetap, sehingga riwayat peminjaman tidak berubah.

ASIS: Data Perpustakaan Sekali Catat, Dicetak Kapan Saja

Akar masalah dokumen perpustakaan adalah pengetikan ulang. Data buku diketik di daftar koleksi, lalu diketik lagi di kartu katalog, dan sekali lagi di buku induk. Data anggota disalin dari daftar kelas setiap tahun.

ASIS menyimpan katalog dan anggota sebagai data, lalu mencetaknya sesuai kebutuhan: kartu katalog, kartu anggota, maupun buku induk. Langkah rinci ada di Panduan Perpustakaan Digital ASIS di asis.id.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Mulai rapikan perpustakaan di asis.id.