Contoh Berita Acara Pelaksanaan Ujian dan Cara Isi

Berita acara pelaksanaan ujian adalah dokumen resmi yang mencatat bahwa ujian di satu ruang telah berlangsung pada waktu tertentu, berapa peserta yang seharusnya hadir, yang hadir, yang tidak hadir, serta kejadian penting selama ujian. Dokumen ini ditandatangani pengawas dan menjadi bukti bila kelak ada pertanyaan tentang nilai, ketidakhadiran, atau kecurangan. Di bawah ini contoh format berita acara yang sudah terisi, cara mengisi tiap bagian, dan daftar cek untuk panitia agar dokumen lengkap sebelum diarsipkan.

Kapan berita acara dibuat

Berita acara dibuat untuk setiap sesi ujian di setiap ruang, misalnya:

• asesmen sumatif akhir semester,
• asesmen sumatif akhir jenjang yang diselenggarakan sekolah,
• ujian praktik,
• ujian susulan.

Untuk ujian yang diselenggarakan pemerintah, seperti asesmen atau tes yang memiliki prosedur operasional standar sendiri, gunakan format resmi dari penyelenggara.

Format berita acara pelaksanaan ujian

Contoh berita acara yang sudah terisi

SMA Swasta Bina Insani (fiktif)

BERITA ACARA PELAKSANAAN UJIAN Asesmen Sumatif Akhir Semester Ganjil

Pada hari ini Selasa, tanggal (tanggal), di SMA Swasta Bina Insani, telah diselenggarakan Asesmen Sumatif Akhir Semester untuk:

Peserta tidak hadir:

Catatan kejadian selama ujian:

1. Ujian dimulai pukul 07.35 karena pembagian naskah terlambat lima menit. Waktu ujian ditambah lima menit sehingga selesai pukul 09.05.
2. Peserta 05-019 ditemukan membawa catatan kecil pada menit ke-40. Catatan diamankan dan dilampirkan, peserta tetap melanjutkan ujian, kejadian dilaporkan ke ketua panitia.
3. Dua lembar naskah cadangan tidak terpakai dikembalikan ke panitia.

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya.

Pengawas 1: (nama, tanda tangan) Pengawas 2: (nama, tanda tangan)

Mengetahui, Ketua Panitia (nama, tanda tangan)

Nama peserta di atas fiktif. Dalam praktik, sebagian sekolah cukup mencantumkan nomor peserta untuk menjaga privasi.

Cara mengisi tiap bagian

Jumlah peserta

Hitung dari daftar hadir yang ditandatangani peserta, bukan dari perkiraan. Pastikan hadir + tidak hadir = seharusnya. Ketidaksesuaian angka adalah kesalahan paling sering ditemukan saat pemeriksaan.

Peserta tidak hadir

Tulis nomor peserta dan keterangan: sakit, izin, atau tanpa keterangan. Data ini menjadi dasar ujian susulan.

Catatan kejadian

Tulis secara faktual, singkat, dan kronologis. Hindari opini seperti "murid itu memang suka curang". Catat:

• keterlambatan mulai dan penyesuaian waktu,
• gangguan teknis, misalnya listrik padam atau jaringan putus pada ujian berbasis komputer,
• peserta sakit atau keluar ruang,
• dugaan pelanggaran dan tindakan yang diambil,
• kekurangan atau kelebihan naskah.

Bila tidak ada kejadian, tulis "Nihil", jangan dibiarkan kosong.

Pengesahan

Tanda tangan pengawas dibubuhkan di ruang ujian segera setelah ujian selesai, bukan dikumpulkan belakangan.

Dokumen pendamping

Berita acara biasanya dikumpulkan bersama:

Daftar cek panitia sebelum mengarsipkan

Kesalahan yang sering terjadi

Berita acara diisi sebelum ujian selesai. Angka hadir tidak sesuai dengan kejadian sebenarnya.

Catatan kejadian kosong. Saat ada keluhan, sekolah tidak punya bukti.

Satu pengawas menandatangani untuk rekan. Melemahkan keabsahan dokumen.

Data peserta tidak hadir tidak diteruskan. Murid tidak dijadwalkan ujian susulan.

Arsip bercampur. Berita acara dari banyak ruang ditumpuk tanpa urutan, sulit dicari saat dibutuhkan.

Berita acara pelaksanaan ujian yang rapi juga memudahkan rekap nilai dan tindak lanjut. Untuk penyiapan soal sebelum ujian, baca bank soal sekolah.

Berita acara untuk ujian berbasis komputer

Bila sekolah menyelenggarakan ujian dengan komputer atau HP, tambahkan beberapa catatan khusus di berita acara:

• jumlah perangkat yang dipakai dan perangkat cadangan,
• gangguan jaringan atau listrik beserta durasinya,
• peserta yang berpindah perangkat dan jam perpindahannya,
• peserta yang harus mengulang sesi karena kendala teknis,
• nama proktor atau teknisi yang bertugas.

Catatan ini penting karena gangguan teknis dapat memengaruhi waktu pengerjaan. Dengan catatan yang rinci, panitia bisa memutuskan perlakuan yang adil, misalnya tambahan waktu atau ujian ulang, dan keputusan itu dapat dipertanggungjawabkan kepada murid dan orang tua.

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa yang mengisi berita acara pelaksanaan ujian?

Pengawas ruang, biasanya dua orang, lalu diketahui atau disahkan ketua panitia ujian.

Apa yang ditulis jika tidak ada kejadian khusus?

Tulis "Nihil" pada bagian catatan kejadian agar jelas bahwa bagian itu memang sudah diperiksa.

Apakah berita acara diperlukan untuk ujian harian?

Umumnya tidak. Berita acara dipakai untuk ujian yang terjadwal secara resmi, seperti asesmen sumatif akhir semester atau ujian praktik, sesuai kebijakan sekolah.

Berapa lama berita acara harus disimpan?

Ikuti kebijakan sekolah dan ketentuan kearsipan yang berlaku. Banyak sekolah menyimpannya minimal sampai nilai final dan rapor dibagikan, bahkan lebih lama.

Bagaimana jika ada murid kesurupan atau sakit saat ujian?

Tangani keselamatan murid lebih dulu dengan bantuan petugas UKS, lalu catat waktu kejadian, tindakan, dan apakah murid melanjutkan ujian.

ASIS: Dari Bank Soal hingga Nilai tanpa Mengetik Ulang

Ujian sekolah melibatkan banyak dokumen: soal, daftar hadir, lembar jawaban, berita acara, lalu rekap nilai. Setiap perpindahan dari kertas ke lembar kerja membuka peluang salah ketik dan data yang tidak sinkron.

ASIS memegang prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Guru menyusun soal di bank soal dengan bantuan AI yang wajib ditinjau guru, panitia menjalankan ujian lewat CBT ASIS dengan token dan proktor atau mencetak lembar jawaban ber-QR yang memuat identitas peserta, dan data murid serta rombel yang sama dipakai hingga e-Rapor Kurikulum Merdeka. Daftar murid tidak perlu disusun ulang setiap musim ujian.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.