ASIS untuk Pesantren: Sekolah, Asrama, dan Wali Santri

ASIS untuk pesantren menjawab kebutuhan yang khas di pondok berasrama: ada sekolah formal (MTs, MA, SMP, atau SMK) di siang hari, ada kehidupan asrama dan pengajian di pagi dan malam hari, dan ada wali santri yang tinggal jauh tetapi ingin tahu kabar anaknya. Di ekosistem ASIS, pengurus dan sekolah formal memakai ASIS, sedangkan wali santri memakai Basmalah, aplikasi gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Halaman ini menjelaskan cara keduanya bekerja bersama.

Tantangan pesantren berasrama

Pesantren berasrama mengurus anak hampir 24 jam. Catatannya tersebar di banyak tangan:

• bagian pendidikan formal mencatat presensi kelas dan nilai,
• musyrif atau pengurus kamar mencatat kehadiran pengajian, salat berjamaah, dan piket,
• ustaz tahfidz mencatat setoran hafalan,
• bagian keuangan mencatat syahriah, tabungan, dan uang jajan,
• bagian keamanan mencatat izin keluar dan kepulangan,
• poskestren mencatat santri yang sakit.

Wali santri sering hanya tahu kabar anak saat menelepon atau berkunjung. Sementara itu, pengurus kewalahan menjawab pertanyaan yang sama berulang kali lewat telepon.

Pembagian peran: ASIS dan Basmalah

Basmalah adalah bagian dari ekosistem ASIS, sehingga catatan yang dibuat pengurus bisa sampai ke wali santri tanpa disalin ulang.

Yang dilihat wali santri di Basmalah

Fitur Basmalah untuk wali santri mencakup:

• presensi belajar, pengajian, dan salat,
• hafalan dan progres kitab,
• nilai dan rapor,
• catatan kesehatan,
• izin dan kepulangan,
• besuk dan kiriman,
• tabungan dan uang jajan,
• tagihan dan bukti bayar,
• pengumuman dari pesantren.

Cara mulainya sederhana: wali santri memindai kode QR dari pesantren, masuk dengan nomor HP atau surel yang didaftarkan, lalu data anak tersambung. Pembahasan lebih lengkap ada di artikel "Aplikasi Pesantren Gratis untuk Pengurus dan Wali Santri".

Modul ASIS yang relevan untuk pesantren

Asrama

Modul asrama membantu mengatur kamar, penghuni, dan catatan harian. Musyrif mencatat kejadian penting tanpa harus menulis di buku yang hanya ada di satu kamar. Untuk tata kelola kamar dan piket, lihat artikel "Manajemen Asrama Pesantren: Kamar, Piket, dan Pengawasan".

Tahfidz dan kegiatan spiritual

Setoran hafalan dicatat per santri, sehingga ustaz dan wali santri melihat perkembangan yang sama. Kegiatan spiritual dan layanan qurban juga bisa dikelola di ASIS.

Keuangan santri

Orang tua transfer langsung ke rekening pesantren lalu mengunggah bukti bayar; bagian keuangan memverifikasi. Tidak ada potongan biaya transaksi dari ASIS. Tabungan dan uang jajan santri tercatat sehingga wali santri tahu sisa saldo tanpa harus bertanya.

Kantin, koperasi, dan laundry

Pesantren besar biasanya memiliki kantin, koperasi, dan layanan laundry. Modul-modul ini bisa diaktifkan bila memang dipakai, dan tidak perlu diaktifkan bila belum.

Kesehatan

Catatan UKS atau poskestren membantu pengurus memantau santri yang sering sakit dan memberi kabar kepada wali santri dengan cepat.

Contoh alur sehari di pesantren

Bayangkan santri fiktif bernama Hasan, kelas VIII MTs di sebuah pesantren di Jombang.

1. Subuh, musyrif mencatat kehadiran salat berjamaah Hasan.
2. Pagi, wali kelas MTs mencatat presensi kelas lewat pindai QR.
3. Sore, ustaz tahfidz mencatat setoran Hasan di surah Al-Mulk.
4. Malam, Hasan membeli kitab di koperasi; saldo uang jajannya berkurang.
5. Wali santri membuka Basmalah dan melihat kehadiran, hafalan, serta saldo tanpa perlu menelepon pengurus.

Tidak ada catatan yang disalin dari buku ke buku. Setiap orang mencatat sesuai tugasnya.

Langkah memulai

1. Daftar di asis.id dan impor data santri dari file ekspor EMIS atau Dapodik yang sudah dimiliki unit formal.
2. Tetapkan peran: pengasuh, kepala sekolah formal, musyrif, ustaz tahfidz, keuangan, dan petugas kesehatan.
3. Aktifkan modul bertahap: presensi dan asrama dulu, lalu tahfidz, keuangan, dan kesehatan.
4. Bagikan kode QR Basmalah kepada wali santri saat pertemuan wali atau saat penjemputan.
5. Tetapkan jam tenang notifikasi agar wali santri tidak menerima kabar larut malam.

Daftar cek untuk pengurus pesantren

• Data santri dan kamar sudah rapi.
• Nomor HP wali santri sudah diperbarui.
• Peran musyrif dan ustaz sudah dibedakan.
• Aturan izin dan kepulangan sudah tertulis.
• Rekening pesantren untuk pembayaran sudah diumumkan.
• Wali santri sudah menerima kode QR Basmalah.

Pesantren dengan dan tanpa sekolah formal

Undang-Undang 18/2019 tentang Pesantren menyebut unsur minimal pesantren: kiai, santri mukim, pondok atau asrama, masjid atau musala, serta kajian kitab kuning atau dirasah islamiah dengan pola pendidikan muallimin. Di lapangan, bentuknya sangat beragam, dan kebutuhan aplikasinya pun berbeda.

Untuk pesantren yang memiliki MTs atau MA, data santri bisa diimpor dari file ekspor EMIS unit madrasah. Satu data santri lalu dipakai bersama oleh madrasah, asrama, dan keuangan pesantren. Tidak ada lagi dua daftar santri yang berbeda antara bagian pendidikan dan bagian asrama.

Untuk perizinan dan kepulangan, aturan pesantren tetap menjadi acuan utama. Aplikasi hanya membantu mencatat dan mengabarkan. Contoh aturan yang tertata ada di artikel "Jadwal Perpulangan Santri" dan "Aturan Kunjungan Wali Santri".

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya ASIS dan Basmalah untuk pesantren?

ASIS dipakai pengurus dan sekolah formal untuk mencatat dan mengelola. Basmalah dipakai wali santri untuk melihat kabar anak. Keduanya dalam satu ekosistem.

Apakah ASIS untuk pesantren berbayar?

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Paket berbayar per lembaga tersedia bila butuh layanan tambahan seperti domain sendiri.

Apakah santri boleh memegang aplikasi?

Itu kebijakan pesantren. Basmalah dirancang untuk wali santri, sehingga santri yang tidak membawa ponsel tetap terpantau oleh orang tuanya.

Bisakah wali santri membayar syahriah lewat aplikasi?

Wali santri transfer ke rekening pesantren, lalu mengunggah bukti bayar di aplikasi. Bagian keuangan memverifikasi.

Apakah pesantren tanpa sekolah formal bisa memakai Basmalah?

Bisa. Basmalah ditujukan untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ, dengan atau tanpa sekolah formal.

ASIS: Kabar Santri Sampai ke Rumah Tanpa Menunggu Telepon

Akar masalah komunikasi pesantren adalah catatan yang terkunci di buku masing-masing bagian. Wali santri yang jauh hanya bisa menunggu kabar, sementara pengurus kewalahan menjawab pertanyaan satu per satu.

ASIS untuk pesantren menyatukan catatan sekolah formal, asrama, tahfidz, kesehatan, dan keuangan dengan prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Lewat Basmalah, wali santri melihat presensi pengajian, hafalan, progres kitab, izin, tabungan, dan tagihan anaknya, dengan notifikasi yang menghormati jam tenang.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ di Google Play. Silakan mulai di asis.id.