Panduan Aplikasi ARKAS untuk Bendahara Pemula

Aplikasi ARKAS (Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah) adalah aplikasi resmi dari kementerian untuk menyusun RKAS, mencatat penggunaan dana BOSP, dan menghasilkan laporan pertanggungjawaban. Bagi bendahara pemula, kuncinya ada tiga: siapkan data sekolah dan pagu dengan benar, susun RKAS bersama tim sebelum membuka aplikasi, lalu catat setiap transaksi segera setelah terjadi lengkap dengan buktinya. Panduan ini membahas alur kerja tersebut langkah demi langkah, kesalahan yang paling sering terjadi, dan kebiasaan kecil yang membuat tutup buku tidak lagi menjadi lembur.

Catatan: tampilan, versi, dan nama menu dapat berubah setiap tahun anggaran. Gunakan panduan ini sebagai alur kerja, lalu cocokkan dengan petunjuk teknis BOSP yang berlaku dan panduan resmi versi terbaru.

Apa yang dikerjakan di aplikasi ARKAS

Secara garis besar, pekerjaan bendahara di ARKAS terbagi menjadi empat tahap:

Tahap	Pekerjaan utama	Hasil
Persiapan	Data sekolah, rekening, penanggung jawab, pagu	Profil anggaran siap
Perencanaan	Menyusun kegiatan, komponen belanja, jadwal tahap	RKAS yang disahkan
Penatausahaan	Mencatat penerimaan, belanja, pajak, tarik tunai	Buku kas umum dan buku pembantu
Pelaporan	Tutup buku, rekap realisasi, cetak laporan	Laporan pertanggungjawaban

Bendahara pemula sering langsung masuk ke tahap penatausahaan karena ada belanja mendesak. Akibatnya, transaksi tidak cocok dengan rencana dan harus direvisi. Urutan di atas sebaiknya diikuti.

Persiapan sebelum membuka aplikasi

Kumpulkan dokumen dasar

Siapkan dokumen berikut di satu map fisik dan satu folder digital:

SK penetapan bendahara dan Kepala Sekolah,
data rekening sekolah atas nama satuan pendidikan,
NPWP sekolah,
informasi pagu dana BOSP tahun berjalan,
hasil rapat perencanaan dan Rapor Pendidikan sebagai dasar perencanaan berbasis data,
daftar harga satuan yang ditetapkan pemerintah daerah.

Pahami batas penggunaan dana

Juknis BOSP 2026 diatur dalam Permendikdasmen 8/2026 yang mencabut aturan sebelumnya. Salah satu batas yang sering ditanyakan adalah pembayaran honor: paling banyak 20 persen dari pagu untuk sekolah negeri dan 40 persen untuk sekolah swasta. Baca juknis lengkap untuk komponen lain, karena aplikasi hanya membantu mencatat, bukan memutuskan apakah suatu belanja boleh.

Langkah menyusun RKAS di aplikasi ARKAS

1. Isi profil dan pengaturan sekolah

Periksa nama sekolah, NPSN, alamat, rekening, serta nama dan NIP Kepala Sekolah dan bendahara. Kesalahan di sini akan terbawa ke setiap laporan yang dicetak.

2. Masukkan pagu dan sumber dana

Masukkan pagu sesuai informasi resmi. Bila sekolah juga mengelola dana lain, pisahkan sumber dananya agar laporan tidak bercampur.

3. Susun kegiatan per standar dan komponen

Masukkan kegiatan hasil rapat perencanaan. Contoh di SD dengan 180 murid: kegiatan "Asesmen sumatif akhir semester" dengan komponen pengadaan kertas, penggandaan soal, dan konsumsi rapat koreksi. Pilih kode rekening belanja yang sesuai dan gunakan harga satuan dari standar daerah.

4. Atur jadwal per tahap pencairan

Sebar rencana belanja sesuai tahap pencairan. Belanja buku bacaan, misalnya, lebih masuk akal di tahap awal agar bisa dipakai sepanjang tahun.

5. Periksa batas dan sahkan

Periksa total per komponen, terutama batas honor. Setelah sesuai, RKAS ditandatangani Kepala Sekolah dan, bagi sekolah swasta, diketahui pihak Yayasan sesuai ketentuan.

Penatausahaan: kebiasaan yang menyelamatkan bendahara

Tahap ini berjalan sepanjang tahun. Kebiasaan berikut membuat pembukuan tetap rapi:

Catat di hari yang sama. Nota yang menunggu seminggu cenderung hilang atau lupa konteksnya.
Satu transaksi, satu bukti. Kuitansi, faktur, atau nota harus memuat tanggal, nama toko, rincian barang, dan tanda tangan.
Pajak dicatat terpisah. Pungutan dan setoran PPN atau PPh dicatat di buku pembantu pajak, lalu disetor sesuai ketentuan.
Tarik tunai seperlunya. Saldo tunai yang besar menyulitkan pencocokan kas.
Cocokkan dengan rekening koran setiap bulan. Selisih kecil yang dibiarkan berbulan-bulan sulit ditelusuri.

Contoh kasus: Bu Rina, bendahara baru di sebuah SMP, membeli tinta printer Rp450.000 tetapi lupa mencatat PPN yang dipungut. Saat tutup buku, saldo di aplikasi tidak sama dengan kas. Selisih itu baru ditemukan setelah membuka ulang seluruh nota satu bulan. Pencatatan harian akan mencegahnya.

Tutup buku dan pelaporan

Di akhir periode, lakukan tutup buku setelah semua transaksi tercatat. Sebelum menutup, periksa:

Pemeriksaan	Sudah?
Semua nota bulan berjalan sudah dicatat
Saldo bank sama dengan rekening koran
Saldo tunai sama dengan uang fisik di brankas
Pajak yang dipungut sudah disetor dan tercatat
Realisasi tidak melebihi rencana per komponen
Bukti pengeluaran tersusun sesuai urutan BKU

Bila ada sisa dana di akhir tahun, catat sesuai ketentuan juknis. Penjelasan lebih lengkap ada di artikel SiLPA dana BOS dan laporan realisasi dana BOS.

Kesalahan yang paling sering dilakukan bendahara pemula

Merevisi RKAS terlalu sering. Revisi boleh sesuai ketentuan, tetapi revisi berulang tanda perencanaan kurang matang. Libatkan guru dan TU sejak rapat awal.

Kode rekening asal pilih. Belanja modal tercatat sebagai belanja barang habis pakai, atau sebaliknya. Akibatnya, data aset sekolah tidak sesuai.

Bukti tidak sesuai tanggal. Tanggal nota sebelum tanggal pencairan menimbulkan pertanyaan saat pemeriksaan.

Data hanya di satu komputer. Lakukan cadangan data aplikasi secara berkala sesuai panduan resmi, dan simpan di tempat lain.

Bendahara bekerja sendirian. Kepala Sekolah perlu memeriksa laporan secara rutin, bukan hanya menandatangani di akhir.

Jadwal kerja bulanan yang realistis

Minggu	Kegiatan
Minggu 1	Cocokkan rekening koran bulan lalu, tutup buku
Minggu 2	Rekap kebutuhan belanja dari guru dan TU
Minggu 3	Belanja sesuai RKAS, catat transaksi harian
Minggu 4	Setor pajak, rapikan bukti, laporan singkat ke Kepala Sekolah

Dengan pola ini, laporan tahap tidak lagi dikerjakan dalam semalam. Aplikasi ARKAS akan terasa ringan bila data yang dimasukkan sudah tertata sejak awal.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah aplikasi ARKAS wajib untuk semua sekolah penerima BOSP?

Penggunaan aplikasi untuk perencanaan dan pelaporan BOSP mengikuti juknis yang berlaku. Rujuk juknis terbaru dan arahan dinas pendidikan setempat.

Bisakah RKAS direvisi setelah disahkan?

Bisa, sesuai mekanisme dan batas waktu yang diatur juknis. Siapkan alasan revisi dan berita acara rapat.

Siapa yang boleh mengoperasikan ARKAS?

Biasanya bendahara dengan pengawasan Kepala Sekolah. Operator boleh membantu teknis, tetapi tanggung jawab keuangan tetap pada bendahara dan Kepala Sekolah.

Apa yang harus dilakukan jika data aplikasi hilang?

Pulihkan dari cadangan terakhir. Bila tidak ada cadangan, segera hubungi dinas atau layanan bantuan resmi dan susun ulang dari bukti fisik.

Apakah dana dari orang tua juga dicatat di ARKAS?

ARKAS fokus pada dana BOSP. Dana lain sebaiknya dicatat di pembukuan terpisah agar laporan tidak bercampur.

ASIS: Keuangan Sekolah Tercatat Rapi Sepanjang Tahun

Masalah bendahara jarang ada di aplikasinya. Masalahnya ada pada catatan yang tercecer: nota di laci, rekap pengeluaran di buku tulis, dan permintaan belanja guru yang datang lewat pesan pribadi. Menjelang tutup buku, semuanya harus disusun ulang.

ASIS memegang prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Modul keuangan ASIS membantu sekolah mengelola tagihan, tabungan, kas, RKAS, dan SPJ dalam satu tempat, sehingga dana selain BOSP pun tercatat rapi dan mudah dilaporkan ke Kepala Sekolah atau Yayasan. Pembayaran dari orang tua masuk langsung ke rekening sekolah, lalu orang tua mengunggah bukti bayar dan Bendahara memverifikasinya, tanpa potongan biaya transaksi dari ASIS. ASIS tidak menggantikan aplikasi resmi pemerintah; ASIS membantu pekerjaan harian di luar itu tetap tertata.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.